FINALITE Assurer le secrétariat et la conciergerie de la résidence. MISSIONS Accueil et satisfaction Accueillir physiquement et téléphoniquement les résidents, visiteurs et partenaires extérieurs. Assurer le suivi des messages. Orienter les personnes externes et prévenir des arrivées des prestataires. Répondre aux appels du dispositif d'urgence, se rendre au domicile résident afin de caractériser l'urgence et appliquer les procédures en vigueurs (appeler les secours si nécessaire). Assurer une vigilance quant à l'état physique et moral des résidents. Gestion administrative Assurer le secrétariat de l'ensemble de la résidence. Gérer les demandes des services para-hôteliers, prestations annexes (renseignement, réservation, planification des services annexes, suivi réalisation et pré-facturation). Gérer les demandes d'interventions ponctuelles en lien avec le coordinateur. Remonter les besoins achats de la résidence et vérifier la gestion des stocks. Aider à la préparation de la facturation des résidents. Suivre les éléments contractuels clients (devis, contrat, règlements de fonctionnement). Gestion commerciale de la résidence Suivre le remplissage de la résidence. Participer aux objectifs commerciaux. Participer à la continuité de l'activité de la résidence en lien avec le coordinateur, l'assistant ou adjoint de direction. Veiller à développer l'image de marque de la résidence. Participer à l'organisation d'évènements développant la notoriété de la résidence. Aider au développement de la rentabilité de la résidence. Qualité Veiller au respect des règles de déontologie et de la mise en application des processus de la certification et de labellisation. COMPETENCES REQUISES Formations - Savoirs Savoir-faire Maitriser les outils bureautiques (Pack office) et les outils de communication (internet, messagerie.). Connaissance du public vulnérable. Savoirs-être Méthodologie - Organisation - Maîtrise de soi - Diplomatie - Aisance relationnelle - Sens de l'écoute et du dialogue - Savoir s'adapter à des publics divers et prendre du recul - Capacités d'écoute - Ouverture d'esprit - Faire preuve de patience - Discrétion - Esprit d'équipe