Vous aurez pour missions : - Réceptionner les appels téléphoniques (du FAM et de la MAS) internes et externes et les réorienter en tant que de besoin - Gérer l'agenda de la Directrice Adjointe - Organiser les déplacements de la direction à l'extérieur de la structure, en lien notamment avec le service formation - Préparer les dossiers de réunions et de travail de la Directrice et notamment : → Rédiger des courriers et des comptes rendus de réunion (CODIR, réunions de service, réunions diverses .) ; → Élaborer des notes de services, des notes d'information et les diffuser → Participer au traitement et au tri du courrier à l'attention de la direction, en complémentarité avec les membres du service administratif ; - Classer et archiver les courriers et les dossiers (physiques et numériques) de la direction - Elaborer, rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, tableaux, procès-verbaux, comptes rendus, .) - Secrétariat des chefs de service . Relai entre les agents et les chefs de service : RDV entretien annuel des agents, demandes des familles, rencontre avec les familles, - Secrétariat médico-social . Organisation, compte-rendu CVS . Facturation des frais de séjour . Création des fiches résidents, mise à jour des aides sociales, les mouvements des résidents sur Netsoins . Suivi des dossiers admissions des résidents Viatrajectoire / ROR / Normandie Santé . Préparation des commission Admissions (vérification des dossiers, organisation de la réunion préadmission avec compte-rendu et préparation réunion commission admission avec compte-rendu) . Prise de RDV familles pour les chefs de service . Planification des réunions pour la réalisation des Projets d'accompagnement personnalisé (PAP) des résidents avec le retour des PAP des familles . Planification des réunions RRN en interne . Réservation des véhicules pour les sorties extérieures . Collaboration au binôme pour la régi . Sauvegarde du serveur informatique à assurer une fois par semaine