Horaires à déterminer en commun (mais présence le lundi obligatoirement). Pas de télétravail Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Mission principale : accueil physique et téléphonique du public - réalisation de divers travaux de bureautique - réception, traitement et diffusion de l'information - suivi et mise en forme des dossiers administratifs Mission annexe : Etablissement des paies, mandatement des fournisseurs, établissement des arrêtés de circulation en l'absence de la secrétaire de mairie ACTIVITES: ASSURER UN ACCUEIL PHYSIQUE, TELEPHONIQUE ET ELECTRONIQUE Recevoir le public et filtrer les appels téléphoniques Rediriger les mails vers le bon interlocuteur et répondre aux demandes Adapter sa communication à des publics différents EFFECTUER DES TACHES DE SECRETARIAT Prendre des notes, mettre en forme, rédiger tous types de courriers, documents, comptes-rendus. Gérer et actualiser les bases d'informations Organiser le classement et l'archivage de dossier Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations PLANIFIER ET ASSURER UN SUIVI DES DOSSIERS Réception des appels, prises de messages, renseignements Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivée, diffusion de l'information en général Travaux de bureautique ; saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux), tri, classement, archivage, agendas Suivi et mise en forme des dossiers Urbanisme : enregistrement des demandes - envoi au service instructeur- convocation de la commission - diffusion de l'avis de la commission - envoi des courriers relatifs à l'instruction des demandes Etat civil : enregistrement des actes, établissement des copies et/ou extrait d'actes, diffusion de l'information auprès des organismes ARS INSEE Services fiscaux - enregistrement des actes de notoriété Recensement militaire : enregistrement des inscriptions Elections : enregistrement des demandes d'inscription Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs Rédiger les arrêtés d'ouverture temporaire de buvette Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous Organisation des cérémonies commémoratives COMPETENCES REQUISES Respect des délais Assiduité et ponctualité Capacité à gérer les moyens mis à disposition Sens de l'organisation et de la méthode Connaissance des procédures et des règles de fonctionnement Qualité d'expression écrite et orale Capacité d'anticipation Entretien et développement des compétences Réactivité et adaptabilité Autonomie