Objectif du poste : Assurer l'organisation et le suivi administratif et réglementaire des actions de formation, de l'inscription à la clôture des dossiers, en garantissant la conformité légale et la traçabilité des parcours. Missions et activités principales : 1. Gestion Administrative et Réglementaire des Formations Gestion des dossiers stagiaires : - Enregistrer les inscriptions, constituer et suivre les dossiers administratifs des participants (convention de formation, contrat, documents d'information, etc.). - Établir les feuilles d'émargement et s'assurer de leur bonne tenue et du respect des obligations d'assiduité. - Émettre les attestations de fin de formation et de présence. - Mettre à jour la base de données de gestion de la formation (SIRH ou logiciel dédié). Conformité réglementaire : - Assurer la conformité des dossiers aux exigences Qualiopi (traçabilité des preuves, gestion documentaire). - Veiller à l'application du cadre légal de la formation professionnelle continue. Gestion des partenariats et organismes externes : - Gérer les relations administratives avec les organismes de formation habilités (partenaires, sous-traitants), y compris l'établissement des conventions de partenariat. - Assurer le suivi des dossiers spécifiques nécessitant des enregistrements auprès de France Compétences (ex : gestion des certifications RS ou RNCP). 2. Coordination et Suivi Intervenants Planification : - Élaborer et mettre à jour les plannings des sessions (dates, lieux, intervenants). Relation formateurs / intervenants : - Préparer les contrats et les conventions d'intervention. - Centraliser et transmettre les documents pédagogiques aux formateurs. - Assurer le suivi administratif des intervenants (récapitulatif des heures, notes de frais, éléments de paiement). Accueil et information : - Accueillir et informer les stagiaires et les formateurs sur les aspects administratifs. - Répondre aux questions administratives et pratiques sur le déroulement des formations. 3. Gestion Financière Simplifiée Facturation : - Émettre les factures clients (entreprises, particuliers, OPCO) conformément aux conventions. Relations avec les financeurs : - Constituer les dossiers de prise en charge financière (OPCO, CPF, Pôle Emploi, entreprises). - Suivre les demandes de financement et les conventions. Bilan : - Contribuer à l'élaboration du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) annuel. Compétences requises : Techniques / Métier → Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). Connaissance et maîtrise du logiciel Digiforma ou d'un outil de gestion de la formation équivalent. → Connaissance approfondie de la réglementation de la Formation Professionnelle Continue (OPCO, CPF, France Compétences). → Capacité à suivre des procédures administratives et financières rigoureuses. Comportementales (Savoir-être) → Rigueur et organisation (gestion de multiples dossiers et de plannings). → Aisance relationnelle et sens du service (contact avec les stagiaires, entreprises, formateurs et organismes partenaires). → Autonomie et proactivité. Discrétion et respect de la confidentialité des données. Profil souhaité : Formation : Bac +2 (BTS/DUT) Assistant de Gestion, Gestion PME/PMI, ou équivalent. Une spécialisation en Ressources Humaines ou en Gestion de la Formation est un plus. Expérience : Une première expérience (stage, alternance ou emploi) dans la gestion administrative ou au sein d'un organisme de formation est souhaitée. Conditions d'emploi : Type de contrat : CDD 6 mois renouvelable Durée du travail : 35 heures Rémunération : Environ 1 850 € brut par mois (à négocier selon l'expérience)