Synthèse des compétences requises : Pour confier ces missions, l'assistant doit impérativement maîtriser : 1. Les outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel pour les tableaux de bord). 2. Un logiciel de gestion commerciale ou comptable (type Sage, etc.) 3. Les bases de la comptabilité générale et de la facturation. 4. L'organisation et la rigueur pour la gestion des échéances et des priorités. Début du contrat souhaité : ASAP A partir de documents contractuels (marchés de travaux et synthèses financières), vous devrez effectuer sur nos 3 activités (Technique, Prévention, Service) les missions suivantes : 1. Missions Comptables et Financières Ces missions visent à préparer les éléments pour le RAF et à assurer le suivi de trésorerie quotidien. - Saisie et Traitement des Pièces : o Etablissement et la saisie des factures d'achats et de ventes (fournisseurs et clients). o Traitement des notes de frais. o Lettrage de comptes o Classement, numérisation et archivage des pièces comptables. - Suivi de Trésorerie : o Réalisation des rapprochements bancaires quotidiens ou hebdomadaires. o Préparation des virements et des remises de chèques. - Relation Client et Fournisseur (Recouvrement) : o Suivi des échéanciers clients et relance des impayés (recouvrement de premier niveau). o Vérification des conditions de paiement et gestion des litiges simples avec les fournisseurs. 2. Missions Administratives et Juridiques Ce volet assure le bon fonctionnement administratif de la structure. - Secrétariat et Organisation : o Gestion du courrier entrant (réception, tri, envoi). o Organisation du classement (physique et numérique) et des archives. - Gestion des Contrats : o Suivi des échéances des contrats (assurances, baux, abonnements, maintenance). o Gestion des relations avec les fournisseurs généraux (fournitures de bureau, etc.). - Administratif Général : o Accueil téléphonique et physique de premier niveau. o Gestion des fournitures et du matériel de bureau. 3. Missions de Facturation Ces tâches supportent l'activité commerciale principale de l'entreprise. - Cycle de Vente : o Établissement des devis selon les instructions o Émission des factures clients et garant et suivi de leur envoi. o Mise à jour et suivi des commandes dans le système de gestion. - Suivi des Données : o Maintien à jour du fichier clients/fournisseurs (CRM/ERP). o Établissement de tableaux de bord simples (suivi des LJ et chantier). 4. Support RH - Administration du Personnel : o Réception et transmission des éléments variables de paie (congés, RTT, absences, notes de frais) au RAF. Liste des tâches confiées non exhaustive