Poste : Secrétaire d'administration et de gestion budgétaire GRETA-CFA Diplôme exigé : Baccalauréat minimum (Bac+3 souhaité) Expérience en comptabilité et gestion souhaitée Hiérarchie : - Est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Chef d'établissement support du GRETA-CFA ; - Est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable administrative et de gestion et de l'agent comptable du GRETA-CFA ; Rend compte : à ses supérieurs hiérarchique et fonctionnels Missions : Gestion administrative du dossier des personnels du GRETA-CFA Gestion budgétaire du GRETA-CFA Cadre organisationnel : Plan académique de formation ; Plan de développement stratégique du GRETA-CFA ; Procédures administratives et financières du GRETA-CFA ; Règlement intérieur ; Démarche Qualité et charte Eduform. Activités / Responsabilités : Sous l'autorité hiérarchique du chef d'établissement support et sous la responsabilité fonctionnelle des responsables désignés : Gestion administrative : - Réception, vérification, mise à jour et suivi des dossiers administratifs des vacataires du GRETA-CFA (documents d'identité, documents financiers, CV, diplômes.) ; - Réception des lettres d'engagement de tous les vacataires avant le début de la formation ; - Réception, vérification et envoi au rectorat des autorisations de cumul pour les personnels titulaires et contractuels de l'Education nationale ; - Réception des états de service fait collectifs en provenance des UFA ; vérification et préparation des états de service fait individuels ; - Transmission des états de service fait au CESUP pour signature et envoi au service paie pour traitement ; - Envoi des fiches de paie aux vacataires ; - Répondre au téléphone en cas de besoin ; savoir renseigner et orienter son interlocuteur ; - Gestion documentaire, archivage et « CVthèque » ; - Toute intervention dans YPAREO, relative à la gestion et au suivi des personnels. Gestion budgétaire : Une fois le budget du GRETA-CFA adopté, - Réception des devis en provenance des UFA ; - Préparation des bons de commande et suivi des engagements ; - Suivi des commandes (réception des bons de livraison et des factures pour règlement) ; - Saisie des liquidations de dépenses et de recettes ; - Assurer le suivi mensuel de la comptabilité analytique en renseignant les tableaux adéquats par UFA et par formation ; - Gérer les relations avec les interlocuteurs de l'UFA (DDFPT, CFC .) ; - Gérer les relations avec les fournisseurs et les agents de services. Connaissances, compétences et aptitudes requises (opérationnelles et comportementales) : Connaissances : - L'organisation du GRETA-CFA et du réseau de la formation professionnelle et continue de l'Education nationale et du ministère du Travail ; - Les connaissances réglementaires du domaine ; - L'organisation générale du système éducatif ; - Les politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention. Compétences opérationnelles : - Maîtriser les outils bureautiques et de gestion (logiciel des financeurs, outils numériques) ; - S'assurer du respect des procédures internes et externes et des règlements ; Aptitudes et positionnement : - Savoir rendre compte ; - Capacité d'adaptation ; - Sens de l'organisation ; - Réactivité ; - Disponibilité et ponctualité ; - Dynamisme ; - Loyauté ; - Rigueur, fiabilité ; - Sens relationnel.