Les principales activités à réaliser pour le service de prévention des expulsions locatives sont : - Création de dossiers (version papier) ; - Saisie informatique de dossiers dans un logiciel métier ; - Création de courriers et courriels à partir de ce logiciel ; - Impression / copie / mise sous plis / timbrage de courriers ; - Classement de documents ; - Envoi de courriels aux divers partenaires ; - Recherches d'informations sur le site d'un partenaire. Cette liste ne saurait être exhaustive de toute autre activité de secrétariat telle que : - Accueillir et orienter les consultants ; - Gérer les appels téléphoniques ; - Organiser les rendez-vous sur l'agenda des services et de la direction ; - Orienter les consultants vers les services compétents ; - Recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails ; - Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes... ; - Assurer le classement et l'archivage des dossiers qui lui sont confiés ; - Rédaction et envoi des diverses publications de l'agence ; - Préparer les déplacements de sa direction ; - Organiser les réunions notamment du Bureau et du Conseil d'administration, les colloques et autres (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles...) ; - Organiser les déplacements des membres de l'équipe ; - Instruire et suivre des dossiers professionnels tels que demandes de subvention avec suivi par la Direction puis signature par la Présidence (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, ...) ; - Gérer les outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour ; - Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ; - Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules... ; - Saisie des factures et travail avec le comptable pour le pointage des participations financières.