Lieu de travail : GHU Paris site CIAPA - Pole IJ09 Nord - Psychiatrie infanto juvénile Le pôle de Psychiatrie Infanto Juvénile 75I09 c'est : - Des soins sectoriels du 17ème arrondissements avec pour dispositif ; - 2 CMP, 2 hôpitaux de jour ; - Un dispositif intersectoriel de prise en charge des adolescents en situation de crise - Le CIAPA, Centre Intersectoriel d'Accueil pour Adolescents, situé 56 rue Simplon Paris 18ème. Le Pôle 75 I09 comprend 10,6 ETP médicaux et 81 ETP paramédicaux - Son exécutif de pôle compte 3 membres, le médecin responsable de pôle, le directeur de pôle et le cadre de Pôle. Son bureau de pôle compte l'exécutif de pôle, les PH et les cadres de santé responsables d'UF et des représentants des personnels. Missions Principales : - L'assistante administrative de pôle assiste le responsable hiérarchique et les membres de l'exécutif de pôle dans l'organisation liée au pôle, avec la réception, le traitement et la circulation de l'information, la gestion des agendas, la gestion et la communication des documents, des déplacements, des réunions et le suivi des indicateurs d'activité. Activités liées à l'exécutif de pôle : - Gestion agenda et messagerie chef de pôle ; - Gestion de la correspondance, des réunions et RDV, des relations de l'exécutif de pôle ; - Absence et intérim chef de pole - Classement et transmissions des informations ; - Organisation des réunions, des forums, visites, conférences, événements, commissions spécialisées ; - Gestion du planning psychologue (e-planning) - Gestion du planning médecins (seniors/juniors - eGTT) - Demande d'absences : congés / formation / autres - Organisation de la commission de formation - Suivi du budget de formation PM et PNM ; Envoi des demandes des psychologues et médecins au service formation ; Vérification des remboursements PM - Gestion des courriers et documents relatifs à l'activité du pôle en relation avec la cadre administrative de pôle et la cadre de pôle : date de fermeture / changement d'uf / mise à jour des effectifs de pôle (enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage). - Gestion de l'archivage/désarchivage des dossiers patients - traitement des demandes. - Réception des demandes via le service des usagers ; Transmission aux médecins concernés pour suite à donner ; Réponse aux demandeurs CIAPA ; Clôture de la demande - Liste de garde et des astreintes médicales participation à la réunion du choix de garde, mise à jour et suivi des tableaux de gardes - envoi aux participants et à la DPM - Planning de présences médical au CIAPA Activités ponctuelles et/ou spécifiques : - Construction des tableaux de bords et suivi des indicateurs d'activité du pôle ; - Elaboration des bilans d'activité ; - Gestion des commandes d'ordonnances sécurisées pour l'ensemble du pôle (CIAPA et COMPOINT avec mise à jour en fonction des arrivées/départs) - Commande des tickets restaurant pour l'ensemble des agents du pole - Commandes des tests psychologiques pour l'ensemble du pôle - Suivi des commandes : plan d'équipement/ PMH - CIAPA en relation avec la cadre administrative de pôle et la cadre de pôle - Recrutement des psychologues : en lien avec le chef de pole et la cellule recrutement et le candidat - Recrutement des médecins : en lien avec la DPM - Préparer l'arrivée des psychologues et médecins : demande de création de comptes (boites mail et divers logiciel / inscription aux formations s'y afférents) - Elaboration d'outils de travail (.) - Remplacement secrétaire d'accueil : frappe comptes rendus médicaux, planification rdv médicaux, traitements des courriels urgents.) - Participations aux différentes réunions institutionnelles - Élaboration de comptes rendus - Organisation de la communication du pôle (convocation, diaporama, compte-rendu) ; - Elaboration et reproduction de documents pour le pôle (livret d'accueil, notes, schémas.)