L'assistant(e) d'agence assure le bon déroulement administratif et logistique des activités de l'agence Papoos. Il/elle est un maillon essentiel de la relation entre les bénéficiaires, les aidants et les intervenants. Il/elle soutient le responsable d'agence dans le suivi des prestations, la gestion des plannings, la qualité du service et le recrutement des intervenants. MISSIONS PRINCIPALES 1. Accueil et relation téléphonique - Répondre aux appels entrants (bénéficiaires, familles, intervenants, prescripteurs). - Accueillir les visiteurs à l'agence avec chaleur et professionnalisme. - Assurer un rôle d'écoute et de réassurance dans la relation client. 2. Suivi administratif - Mettre à jour les dossiers bénéficiaires et intervenants (documents, pièces justificatives.). - Gérer les contrats de travail, contrats de mandat et avenants. - Assurer l'archivage, la numérisation et la bonne tenue des dossiers. 3. Gestion des plannings - Aider à la construction et à l'ajustement des plannings hebdomadaires. - Saisir et modifier les interventions dans l'outil de gestion (ex. : Ximi). - Veiller à l'adéquation des plannings avec les disponibilités des intervenants et les besoins des bénéficiaires. 4. Suivi qualité - Participer au suivi des prestations et à la mise à jour du cahier de liaison. - Relayer les appels de suivi (appels « câlins ») et les retours de satisfaction. - Identifier les irritants et alerter le responsable d'agence en cas de besoin. 5. Recrutement des intervenants - Participer à la rédaction et à la diffusion des offres d'emploi. - Réaliser la présélection téléphonique des candidats. - Conduire les entretiens individuels en présentiel ou en visio. - Participer à l'analyse des profils et à la prise de décision finale sur les embauches, en lien étroit avec le Responsable d'Agence. - Assurer l'onboarding des nouvelles recrues (dossier administratif, première présentation, suivi d'intégration). 6. Gestion commerciale de l'agence - Prise en charge des demandes des prospects - Gestion des devis des prospects - Relance des devis - Savoir ajuster les plans d'aide en fonction de l'évolution de la situation de la personne agée.