Poste à pourvoir : dès que possible Définition : Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, convocations, etc...). Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. Lieu d'intervention : Secrétariat d'hospitalisation Temps de travail : 60 % (poste pouvant être couplé avec une autre mission pour atteindre 100%). Horaires : 8 h 30 - 17 h Activités principales 1/ ACCUEIL - Accueil téléphonique : Une continuité est assurée du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 17 h, avec gestion des renvois téléphoniques entre secrétariats du service (intra voire structures extérieures) o prise de message, filtrage des appels, transfert des appels à la personne concernée o prise de rendez-vous avec les professionnels du service (utilisation notamment de l'agenda Cortexte Full Web) - Accueil physique : orientation des patients (hospitalisés ou en consultations externes), des familles, des professionnels de santé (interne à l'établissement ou extérieurs), ou partenaires extérieurs 2/ GESTION DOSSIER PATIENT INFORMATISE (DPI) / DOSSIER PATIENT PAPIER - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance en lien avec le Bureau des admissions et l'équipe de soins, - Pour les hospitalisations en lien avec les mesures de soins sans consentement : gestion des différents certificats légaux en lien avec les médecins et le bureau des entrées, - Participation aux réunions cliniques, pour prise de notes et saisie dans le DPI - Préparation en lien avec le médecin, à la remise des documents de sortie du patient : lettre de liaison, prescriptions, arrêt de travail, bon de transport, etc.. - Saisie des comptes rendus / observations, notes, courriers médicaux au niveau du DPI - Saisie des actes - Transmission des informations aux professionnels ou partenaires concernés pour un meilleur suivi des dossiers ou situations en cours, - Transmission / envoi des comptes rendus, courriers aux professionnels extérieurs - Scan de documents complémentaires au niveau du DPI - Tenue à jour du dossier patient informatisé et documents papiers (procédure dégradée) - Demande des dossiers papiers au SCA (service central des archives) - Classement, archivage du dossier papier selon la procédure du SCA 3/ ORGANISATION MEDICO-ADMINISTRATIVE - Secretariat de Chefferie - Préparation et suivi des réunions du bureau de pôle et du conseil de pôle : - Transmission de l'ordre du jour, - Rédaction et diffusion du compte-rendu (après sa validation par le chef de pôle) - Gestion des copies et autres supports de présentation (le cas échéant) - Préparation de toute autre réunion thématique portée par le pôle. - Alimentation du site intranet - Participation à la mise en forme du projet de pôle - Conception, rédaction de documents relatifs au service (courriers, comptes rendus, etc.) - Participation aux réunions ou conseil de service Relations professionnelles les plus fréquentes - Médecins du service - Encadrement soignant, dont cadres de proximité - Equipes pluridisciplinaires (équipes médicales, paramédicales, soignantes, .) - Secrétaires médicales / Service central des archives - Département d'information médicale - Bureau des admissions - Autres professionnels du CHS - Partenaires extérieurs. Savoir-faire requis - Accueillir et orienter des patients, consultants accompagnants et professionnels. - Elaborer, adapter, anticiper et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, et assurer la continuité en collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire, - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité, - Faire preuve de discrétion professionnelle, dans le respect du secret professionnel - Maîtriser les outils bureautiques (Logiciels métiers, Wor