Au sein de la Direction de l'Aménagement et de la Politique de la Ville, l'assistant.e administratif.tive est placée sous l'autorité du.de la coordinateur.trice administratif.tive et budgétaire. A ce titre, il.elle aura pour mission d'assister les cadres dans l'organisation de leurs activités, en suivant les directives du.de la coordinateur.trice. Il s'agira de travailler en binôme afin d'assurer une continuité de service et une gestion optimale des tâches, il.elle assure les missions suivantes : Missions principales - Assurer l'accueil téléphonique et physique : filtrer les appels, prendre les messages, orienter vers le bon interlocuteur ou le bon organisme le cas échéant. - Gérer le courrier entrant/sortant : mise en forme, enregistrement, diffusion. - Suivre les parapheurs (notes, courriers, demandes de subventions, etc.) : préparation, relecture, diffusion, enregistrement, veille au circuit validation et échéances. - Organiser des réunions : réservation salle, impression des supports de présentation, feuille de présence, accueil, relance. - Assister dans l'organisation de l'équipe (12 agents, 3 services, 2 équipements extérieurs) : mise à jour fichier contacts, commande de fournitures, tableau des congés, réservation véhicules etc. - Aider à l'exécution budgétaire : enregistrement des devis, saisie de bons de commande Missions spécifiques - Politique de la ville : Réaliser les tâches administratives liées à la procédure de l'appel à projet depuis la saisie des dossiers de demandes de subventions sur la plateforme Dauphin, l'envoi des courriers de notification, le suivi du circuit de signature/envoi des conventions attributives, la mise à jour du tableau de suivi des conventions jusqu'à l'obtention des bilans. - Organiser les formations des services du service développement social urbain (DSU) et du système d'informations géographiques (SIG): diffusion du programme, suivi des inscriptions, réservation salles/matériel, attestations de présence, diffusion support, enregistrement - Participer aux événements : diffusion de mails, rédaction des fiches logistiques/communication, gestion des inscriptions, accueil du public et intervenants.