Structure médico sociale recherche pour une prise de poste en janvier un (e) secrétaire de direction . Vos missions: Procéder à l'accueil téléphonique et physique des familles des résidents, des prospects et des clients, dans le respect du process commercial ,Suivre et relancer les contacts et suivre la liste d'attente ; Participer à la gestion des relations avec les familles et les résidents : Recevoir et accueillir les personnes âgées et leurs familles ; Gérer et suivre les réclamations et les courriers des familles ; Recueillir et partager les informations avec l'équipe pluridisciplinaire permettant d'optimiser l'accompagnement des résidents. Monter les dossier APL, Aide sociale et divers, Identifier les interlocuteurs qui se présentent à la résidence ; Prendre des messages et les restituer aux personnes concernées ;Actualiser les informations (fichiers, tableaux de suivi,.) permettant d'orienter la communication ou le visiteur. Assurer la mise en oeuvre des démarches administratives concernant l'accueil des nouveaux résidents (livret d'accueil, contrat de séjour, règles de fonctionnement,..) ,Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers des résidents (entrées, sorties, .) ; Traiter et saisir les différentes pièces comptables, Enregistrer les opérations comptables quotidiennes (achats, ventes, banque, caisse, notes de frais.). Vérifier et classer les pièces comptables. Pointer les comptes et assurer les rapprochements bancaires. Suivre les fichiers dotations repas , absence des residents etc..Assurer la gestion commerciale : Procéder à la facturation client ; Suivre les factures impayées, Assurer la bonne circulation de l'information entre la résidence et la banque, gestion des ressources humaines, gestion et suivi de la structure, vous devez aimer le contact avec les personnes âgées et leur famille ; Etre souriant (e) ; Comprendre une demande et savoir la traiter de façon efficace ; S'exprimer de façon claire et concise ; avoir des qualités rédactionnelles ; avoir une bonne maitrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, logiciels paye comptable facturation et soins.) ; avoir le sens du service, être polyvalent (e), faire preuve de discrétion. une formation de niveau BTS médico social est exigée. contrat reconductible.