EHPAD RESIDENCES LES HAUTS DE MAINE de FENEU recrute un(e) chargé(e) d'accueil et de la gestion des dossiers des résidents / Communication externe, à temps plein ou à temps partiel (80 ou 90%) à compter du 2 février 2026 sur poste permanent. CDD 5 mois avec possibilité de renouvellement. Rémunération intéressante : Prime Ségur Repas avec participation de l'employeur CGOS Comité avec de nombreux avantages sociaux (chèque vacances, billetterie, prestation vacances...) DEFINITION DU POSTE : - Accueille, oriente, renseigne le public et accompagne la demande des usagers en fonction des différents canaux de communication utilisés (physique, téléphonique, numérique), - Représente l'image de l'établissement auprès des usagers, - Gestion des dossiers des résidents, facturation, - Communication : site web, réseaux sociaux. - Ressources Humaines : suivi administratif des candidatures en partenariat avec la RRH, ACTIVITES PRINCIPALES : Chargée d'accueil : - Accueil du public en fonction des différents canaux de communication utilisés, - Renseignement et orientation du public, - Aide au public dans la réalisation des démarches administratives, Gestion des dossiers résidents : - Contacter, informer, transmettre le dossier de pré-admission, - Visite du site avec le résident et sa famille, - Gestion administrative du résident : création du dossier, fiche et photo du « référent du résident », absences, rencontre famille, repas des familles, prestataire coiffeur, attestation annuelle des résidents payants, attestations diverses, chèque énergie, informations diverses, suivi des mouvements sur Resid-Esms, registre des décès, facturation mensuelle et trimestrielle (résidents, aide sociale), déclaration des loyers (CAF),clôture de la facturation, enquête de satisfaction, - Recensement population tous les 5 ans et enquête EHPA Gestion administrative Direction / RH : - Tri et gestion du courrier (déposé ou postal) réceptionné au quotidien (direction, résident, famille), - Traitement des mails, - Frappe, tri, classement des courriers (divers, anniversaires), attestations diverses et notes d'information, - Mise à jour de l'agenda de direction, - Réaliser la sauvegarde hebdomadaire du serveur, - Mailing auprès des familles, - Reprographie de supports pour les équipes soignantes (douche, nettoyage, frigo, cafetière..), - Gestion des instances de CVS et CA (convocation, réservation de salle, compte-rendu, délibérations) - Rapport d'activités (partie hébergement), - Enquête EHPAD, - Mise à jour sur le suivi des candidatures (enregistrement, courrier de réponse.) - Assurer le départ du courrier, - Classement, archivage, NIVEAU DE FORMATION / DIPLOMES REQUIS : - Titre Pro Assistant comptable - Formation communication, réseaux sociaux, - Bac Pro métiers de l'accueil, - Bac Pro gestion administration COMPETENCES ET QUALITES REQUISES : - Bonne connaissance du fonctionnement et de la qualité de vie en EHPAD, - Connaissances des bases en comptabilité - Connaissances en communication : réseaux sociaux, site web, mails. - Connaissances des nouvelles technologies : environnement numérique de travail, usages numériques et logiciels bureautiques : Excel, Word, Outlook, Berger Levrault, Publisher. - Maîtrise du fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'internet et d'intranet, - Principes du service public, - Droits et obligations des usagers, - Principes d'accueil des personnes en situation de handicap, - Techniques de secrétariat, - Informer et relayer l'information, - Rigueur et sens de l'organisation, - Sens relationnel développé, - Sens du travail en équipe, - Dynamisme, réactivité, disponibilité, - Outils de traductions et d'interprétariat CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE : Travail sur écran. Horaires de travail : 9h00-12h00 / 13h00-17h00