En tant qu'Assistant(e) de Direction au sein de l'établissement de La Ciotat, vous aurez la charge de faciliter l'organisation des activités, les liaisons internes et externes, la circulation de l'information dans le respect du cadre de confidentialité pour le service concerné. Dans ce cadre vos principales missions seront : - Assurer la gestion de l'agenda du CTO, anticiper et organiser les déplacements professionnels (demandes de visas, suivi de la validité des passeports, réservation d'hôtels, véhicules, vols, etc.) - Réalisation/gestion des notes de frais associées, préparer les réunions, alerter et proposer des solutions en cas de conflit - Organiser les réunions périodiques, les points mensuels, les check-in Vous assurez la gestion logistique des ressources bureautiques/informatiques et d'événements sur site ou hors site - Vous garantissez la confidentialité de certaines données sensibles nécessitant une forte agilité et une discrétion inhérente à la fonction - Vous avez la charge d'accueillir les visiteurs et faire le lien au sein de l'équipe, vous coordonnez et préparez l'arrivée et l'intégration des nouveaux collaborateurs et les formalités d'accès (réservation de salles, commande des pauses et/ou déjeuner, etc.) - Vous êtes l'interface privilégiée auprès des fonctions supports internes et des partenaires externes (clients, fournisseurs.) - Vous réceptionnez et exploitez les courriers, mails, appels - Vous préparez des réponses pour réorienter les correspondances et créer des documents pour recueillir les informations auprès d'interlocuteurs divers - Vous suivez de façon globale les informations et les dossiers en cours et garantissez un reporting au management sur les points importants - Vous travaillez en étroite coopération avec les autres assistantes de la société pour assurer la continuité du travail et un haut niveau de coordination. D'autres missions, projets transverses et/ou support local d'équipe sur site (livraison PC, distribution tickets restaurant.) peuvent également être intégrés selon les besoins, et selon les bonnes idées et pratiques que vous pourrez proposer. Poste à pourvoir dans le cadre d'une mission intérim d'une durée de 4 mois. 35h/semaine Télétravail possible 2 jours par semaine après un mois et demi d'intégration