Avec 7 000 logements et 169 collaborateurs, Habitat Audois, Office Public de l'Habitat, est le premier bailleur social du Département de l'Aude, fort de ses valeurs de solidarité, de proximité, d'efficacité, d'innovation et de responsabilité. Habitat audois est certifié Qualibail et est également membre de la Société de coordination « HASSO », regroupant 6 OPH, faisant de ce groupe un acteur majeur du logement abordable en Occitanie. Habitat Audois œuvre sur un territoire « terre et mer » aux enjeux multiples de développement local et est engagé dans une démarche qualité et satisfaction clients qu'il souhaite résolument ancrer au plus près de ses habitants par la création de deux agences décentralisées. Nous recherchons : Un/une EMPLOYE(E) de GESTION ADMINISTRATIVE Au sein du service « Maintenance » rattaché à la direction Patrimoine Maintenance, vous assistez l'assistant(e) qualité d'exploitation et le Responsable du Service Maintenance dans la gestion quotidienne des contrôles règlementaires relevant des obligations légales sur les équipements du patrimoine d'Habitat Audois. Vous travaillez en collaboration étroite avec les prestataires sur toutes les interventions quotidiennes (visites d'entretien, dépannage simple, relance, escalades techniques de 1ier niveau). Vous assurez le rôle de relais pour l'ARL sur les demandes spécifiques aux contrats, notamment les demandes d'interventions urgentes ainsi que le suivi des bons de commande des différents prestataires dans le cadre d'un remplacement de composant ou d'une intervention technique chez un locataire. Vous êtes également en relation directe avec les locataires dès lors que la demande d'intervention technique relève de la gestion des contrats. Vous assurez notamment les missions suivantes : GESTION ADMINISTRATIVE DES PRESTATIONS DE SERVICE DES CONTRATS : Gestion d'exploitation : - Saisir et mettre à jour des bases de données internes en lien avec l'activité - Alimenter, mettre à jour et diffuser les plannings d'intervention au personnel concerné - Assurer les échanges administratifs avec les prestataires - Alerter l'assistant(e) qualité d'exploitation sur les escalades techniques en cours ou en difficulté « Reporting » des visites annuelles règlementaires et/ou obligatoires : - En fonction de la nature, analyser en 1er niveau, contrôler et traiter ou transmettre au service concerné pour traitement - Informer les locataires Traitement des factures Suivi d'indicateurs GESTION ADMINISTRATIVE DES INTERVENTIONS PONCTUELLES * *(travail en collaboration avec l'assistante qualité d'exploitation et le Responsable du service Maintenance) - Enregistrer la réclamation (téléphone, accueil physique, courriel, etc..) - Créer la demande d'intervention auprès des prestataires (devis, bon de commande) et assurer son suivi jusqu'à sa réalisation et sa clôture administrative dans le respect des délais - Contrôler et liquider les factures (le cas échéant) TRAITEMENT ADMINISTRATIF PONCTUEL DE SECRETARIAT - Rédiger des courriers (locataires, prestataires, institutions) - Assurer les échanges et demandes administratives auprès des institutions, concessionnaires. Habitat Audois recherche un profil avec : - BAC + 2 secrétariat/assistanat ou expérience équivalente Ce poste exige principalement des : - Connaissances de base sur les procédures et réglementation des équipements de chauffage individuels et collectifs - Connaissances de base de la commande publique - Notions techniques de base (réparations locatives, contrat générateur gaz - VMC, désinsectisation, chauffage collectif) - Connaissances des outils informatiques, bureautique, logiciels (spécifiques dédiés), téléphoniques Avantages: 13ème mois + prime sur objectifs + intéressement + prévoyance/santé + titres restaurant + 25jrs de congés payés + 17 jrs RTT + Compte Epargne Temps + prestations CSE + télétravail 1j/sem