CONTEXTE Dans un contexte d'évolution interne, nous recherchons un(e) Office Manager pour poursuivre et développer les missions assurées jusqu'ici par notre collaborateur en poste avec la même énergie et bonne humeur, pour accompagner au quotidien notre équipe de 40 collaborateurs. CE QUI VOUS ATTEND 1/ Accueil Assurer l'accueil physique des visiteurs Prendre en charge les appels entrants pour les collaborateurs et en assurer la transmission Prendre et rédiger des messages clairs et détaillés et les transférer au collaborateur concerné par mail Faire en sorte que la société soit joignable aux heures d'ouverture et gérer le répondeur 2/ Courrier Gérer le courrier entrant : aller le chercher au local courrier entre 8h45 et 9h, le trier et le distribuer aux équipes Gérer le courrier sortant : l'affranchir et le déposer au local courrier entre 8h45 et 9h Envoyer des mailings et des emailings Traiter les mails généraux en les transférant aux équipes 3/ Stocks Effectuer un inventaire mensuel et commander les fournitures de bureau, les produits alimentaires et les produits d'entretien selon les besoins 4/ Prestataires Être le point de contact avec le PC sécurité de l'immeuble pour transmettre et faire le suivi de tous les problèmes éventuels Être l'interlocuteur des prestataires ménage, imprimeur, maintenance imprimantes, collecte recyclage imprimante, etc. Surveiller et gérer les engagements/contrats, les travaux d'entretien ou de réparations, la propreté, les aménagements, hors matériel informatique 5/ Bien-être au travail Anticiper, gérer et répondre de manière réactive aux besoins et demandes des équipes Être le garant d'un bon environnement et d'une bonne ambiance de travail Organiser des événements internes lors de l'arrivée ou du départ d'un collaborateur (petit-déjeuner d'accueil, pot de départ) S'assurer plusieurs fois par jour que la cuisine et les espaces communs sont propres, rangés et fonctionnels 6/ Autres Prendre en charge la réservation de voyages (hôtel, train, taxi) pour les collaborateurs en full remote et tenir à jour un tableau des dépenses Gérer le relevé de carte bancaire de la directrice générale INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Horaires : Mardi, Mercredi et Jeudi de 8h30 à 17h30 1 jour/mois : 9h30-18h30 (pour l'organisation des pots de départ) Pas de télétravail possible Date de prise de poste : à partir de janvier 2026