Poste à pourvoir à compter de janvier 2026 MISSION : Assister la Direction pour la bonne marche de l'entreprise, anticiper et gérer ses activités en totale autonomie Relations avec : - clients - fournisseurs - collègues au service de l'entreprise et des sociétés sœur - sous traitants, artisans, prestataires extérieurs - la direction - la gérante ACTIVITES PRINCIPALES : 1-ACCUEIL TELEPHONIQUE DE L'ENTREPRISE 2-GESTION DU COURRIER ET DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS DE L'ENTREPRISE enregistrement, tri, diffusion, classement, annotation comptable précis par service et code vente et archivage etc 3-GESTION DES FOURNITURES ET DU MATERIEL BUREAUTIQUE DE L'ENTREPRISE : S'assurer de la disponibilité des fournitures usuelles et courantes (papier, papeterie usuelle, fournitures diverses, consommables réception clients...) et anticiper leur pénurie éventuelle avec une procédure de remplacement et réapprovisionnement régulière Suivre les contrats d'entretien pour veiller à un matériel disponible et en bon état de fonctionnement etc 4-GESTION DE L'AGENDA DIRECTION : Prise de RDV suite et selon les consignes et/ou après consultation de la Direction etc 5-GESTION LIVRAISON / PLANNING DES LIVRAISONS : Établissement et tenue à jour du planning de livraison en relation avec les clients et le service Logistique et Fabrication etc 6-GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE Préparation comptable, bancaire et rapprochement financier pour une bonne tenue des indicateurs (Dû clients, Dû fournisseurs, règlements divers) Présentation sur tableaux de la situation chaque mois en collaboration avec le comptable pour la saisie à jour. Remise en banques, suivi relevés et relations/contacts avec partenaires bancaires Etc 7-STOCK ET COMMANDES PRODUITS Pour commandes clients : Passage des commandes sur bon de commande des services commerciaux (magasin, ou pro) ou du bureau d'Etude avec références précises, suivi, relance fournisseurs pour un timing livraison Pour commandes Stock : Réception de marchandises : contrôle en lien avec la personne qui signe le bon de livraison, annotation des contremarques etc 8-TACHES PONCTUELLES : Aide au chargement occasionnel avant livraison client, Livraisons occasionnelles, si besoin de plus de 2 personnes, si planning très chargé ou si projet conséquent etc COMPETENCES THEORIQUES : Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles, orales pour accueil téléphonique parfait et suivi Très bonne maîtrise des techniques bureautiques et outils informatiques Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel SAVOIR FAIRE OPERATIONNEL : Excellente expression orale et rédactionnelle Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint.) et logiciel Point de vente EBP Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique.) Analyse et gestion des demandes d'information Organiser et prioriser les activités de secrétariat en lien avec son supérieur hiérarchique Anticiper si besoin des aléas et les évoquer à la direction Capacité d'organisation, polyvalence Aptitude à travailler en équipe SAVOIR-FAIRE COMPORTEMENTAUX : Discrétion Sens de la confidentialité Bon relationnel Bonne présentation Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode A votre CV vous joindrez une lettre de motivation PERSONNALISEE (compléter, en ligne, la rubrique - 1500 caractères)