Le Siège social du Diaconat Protestant recrute : Un Assistant de Direction (H/F) - Contrat à durée déterminée, temps complet - Bac+2 /3 Assistant gestion administrative/PME PMI / Assistant direction - Expérience minimum de 5 ans sur un poste identique - Poste basé à Valence MISSIONS L'assistant(e) de Direction occupe un rôle clé et permet le bon accomplissement des missions de la Direction Générale en apportant une aide fonctionnelle et matérielle. Il/elle a pour objectif d'apporter une aide permanente à la Direction Générale, en termes d'organisation personnelle, de gestion administrative, de communication et d'information, lui facilitant le suivi régulier de certains aspects du fonctionnement des établissements de l'association. A ce titre, il/elle prend en charge les missions suivantes : - Appui a la DG, Responsable RH et Responsable Financière : Gestion agendas, réunions déplacements et réservations, organisation et suivi des CODIR, rédaction de courriers et aide à la préparation de dossiers - Aider à la gestion et à l'optimisation du planning de la Directrice Générale et des participants (internes, externes, partenaires.) - Recenser les tâches et informations nécessaires à la priorisation des actions et contribuer à leur suivi et au pilotage par les parties prenantes - Effectuer les opérations de transmission et le traitement des informations nécessaires à la bonne marche des établissements et à ses relations internes et externes - Assurer l'accueil du public et l'accueil téléphonique par alternance avec la Secrétaire d'accueil - Assurer le secrétariat général de l'association, en lien avec le Président et la Directrice Générale, dans le respect des statuts et des normes. - Assurer la circulation de l'information entre la direction générale et les directions d'établissements : Notes de service , Instances représentatives du personnel, Réunions de direction - Communication interne / externe - Préparer et organiser les différents évènements institutionnels liés à l'association : conseil d'administration, assemblée générale, journées associatives (convocations, comptes rendus, préparation des dossiers préalables) en accord avec le Président et la Directrice Générale. En assurer la gestion matérielle. - Assurer la gestion administrative des adhérents et bénévoles de l'association : enregistrement, gestion des dons et des reçus fiscaux, déclaration Urssaf, frais de déplacement, transmission de données règlementaires aux organismes de suivi. - Assurer le secrétariat classique de la Directrice Générale : filtrage des informations et des appels, affectation du courrier, rédaction de correspondances diverses. - Assurer la gestion et le suivi de certains dossiers, en lien avec les partenaires ou organismes dédiés et dans le respect des procédures et des délais : assurances (habitation, RC, véhicules, sinistres...), reçus, déclarations et transmission d'informations. - Participer à la politique de communication globale de l'association et des établissements. COMPÉTENCES - Connaissance du milieu associatif en général et de l'association, son organisation, ses services, ses acteurs institutionnels et ses partenaires. - Être un intervenant efficace pour chacun des interlocuteurs potentiels : être une personne ressource - Capacité à gérer plusieurs actions simultanément - Maitrise des outils de bureautique (Pack Office, Internet, logiciels internes.) et des nouveaux supports (CANVA, logiciel de suivi et de gestion projets) - Maitrise de la rédaction administrative, des techniques de secrétariat et d'organisation. - Capacité d'adaptation et d'anticipation, réactivité, initiative - Résistance au stress - Rigueur et organisation, respect des procédures - Sens du service - Confidentialité et discrétion - Qualités relationnelles : sens de l'écoute, patience, diplomatie - Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite.