Activités et tâches principales du poste: * Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public: -Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité. -Renseigner le public sur place ou par téléphone. -Recevoir, filtrer et orienter les appels. -Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence. * Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services: -Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services). -Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité -Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs. -Gérer les demandes de la population, ( attestation, etc...). * Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la CCPS: -Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité. -Assurer la commande des matériels, produits d'entretien et de bureautique. -Assurer les commandes diverses (gerbes de fleurs, repas officiels...) -Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent. -Gérer les photocopies (le cas échéant) -Gérer les prêts (minibus, matériels..) et établir les conventions -Gérer les distributions aux habitants (récupérateurs...) *Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation: -Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier. Tenir les registres de courrier "départ" et "arrivée". Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir. Enregistrer informatiquement le courrier -Afficher et diffuser l'information. -Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation. Activités et tâches secondaires du poste: -Assurer la gestion administrative sur certains domaines. -Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux. Relations fonctionnelles: * En interne : Relations quotidiennes avec les agents de la CCPS et notamment le secrétariat de direction pour transmission d'informations *En externe : Contact direct et permanent avec le public, les collectivités en relation (ex: Syndicats,Centre de Gestion,...).,autres administrations (Trésor Public, Préfecture, ...), les entreprises privées et les associations (échange d'informations, réservation de salles, ...)