Sous l'autorité de la directrice de l'établissement, dans le respect des procédures, en lien avec le siège social et dans le respect du secret professionnel, vos principales missions seront : Accueil téléphonique et physique des résidents, des visiteurs, des prestataires extérieurs. Traitement du courrier et des mails Assurer la gestion des dossiers des résidents. Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel (en binôme avec l'assistante de direction) En collaboration avec le Chef de service éducatif, la Responsable hôteliere et l'Assistante de direction, assurer les suivis des congés, absences, pointages. Organiser et planifier les remplacements des salariés absents, en l'absence des encadrants Saisie des factures fournisseurs en lien avec le personnel encadrant (une formation vous sera dispensée). Suivre les effectifs des repas des résidents et personnels (pointage et transmission en cuisine) Assurer le suivi RH de l'établissement (en binôme avec l'assistante de direction) : embauches, élaboration des contrats de travail, suivi des dossiers salariés, suivi des absences, lien avec la médecine du travail, suivi de la paie, etc. Préparation des dossiers résidents dans le cadre des visites de préadmission. Alerter sa Hiérarchie de toute situation anormale concernant les résidents. Réaliser toute tâche à la demande du Directeur. Et bien sûr participer aux différents projets de l'établissement et vous épanouir au sein de notre équipe pluridisciplinaire tout en contribuant au bien-être et au confort des résidents. Poste : Travail en binôme avec l'assistante de direction Horaires : 9h00-18h30 avec deux week-end travaillés. Possibilité de prendre vos repas sur place Informatisé (PC/Logiciel NETSOINS / Logiciel DECIDIUM) Diplôme en secrétariat ou équivalent (Bac minimum), expérience dans le secteur médico-social apprécié. Maitrise du pack office. Sens de l'organisation, rigueur et esprit d'équipe Écoute, Empathie Discrétion Rejoindre ADEF Résidences c'est : Choisir une entreprise associative solide, structurée et humaine, travailler avec une équipe engagée dans l'accomplissement d'une mission commune. Bénéficier d'avantages sociaux : mutuelle, participation transport, CSE, d'un accompagnement à l'évolution professionnelle et à des formations internes. A compétences et qualifications équivalentes, cette offre est ouverte aux personnes en situation de handicap