Missions du poste : - Apporter une aide permanente au DGS, au Maire et aux élus en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de classement et suivi de dossiers, - Suivre les dossiers administratifs et les gérer selon l'organisation du travail, - Préparation et gestion des assemblées Missions principales : 1/ Gestion du courrier : - Enregistrement du courrier « Arrivée » (postal et électronique) et transmission à la direction générale et dans les différents services - Enregistrement du courrier départ, - Transmission du courrier départ aux services postaux. 2/ Organisation des réunions : 2.1/ Bureau municipal : - Préparer l'ordre du jour en fonction des dossiers communiqués par la direction générale, - Saisir le compte-rendu si besoin. 2.2/ Conseil municipal : - Préparer la convocation, l'ordre du jour, les délibérations en lien avec les services, et l'index de séance, - Envoyer les convocations, - Publicité site + presse + affichage, - Collecter les documents de travail pour le Maire et la DGS, - Prendre des notes au cours de la séance pour la rédaction du procès-verbal, - Saisir, afficher et télétransmettre les délibérations, - Transmettre les délibérations aux organismes et aux services concernés, - Tenue du registre des délibérations, des annexes et des procès-verbaux, - Mise à jour du tableau de suivi. 2.3/ Commissions : - Récupération et transmission des documents de travail, - Envoyer les convocations, - Suivi des présents/réponses. 2.4/ Arrêtés municipaux : - Prendre les arrêtés permanents, - Télétransmission de l'ensemble des arrêtés pris par les services. - Etablissement du recueil des actes administratifs (délibérations, décisions). 3/ Suivi administratif des marchés publics en lien avec le service comptabilité (optionnel): - Rédaction et gestion des marchés publics, - Classement des pièces afférentes aux marchés, - Saisie des dossiers, - Application de la règlementation des marchés publics. 4/ Suivi et organisation des actes de la direction : - Classer et archiver les dossiers : - Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers, - Photocopier et assembler les dossiers, - Trier, classer et archiver les documents, - Synthétiser et présenter les informations, - Préparer les dossiers pour les instances - Identifier les sources de documentation. 5/ Planification et suivi : - Gérer l'agenda de la DGS et du Maire, et prendre et organiser les rendez-vous et réunions. - Renseigner les tableaux de suivi des activités du service, - Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions, - Utiliser les logiciels et les progiciels.