L'Agent administratif assure la coordination administrative et opérationnelle entre les différents services de l'entreprise. Il/elle prend en charge les demandes clients (établissements scolaires, associations, entreprises, collectivités), élabore les devis, enregistre et suit les commandes, met à jour les plannings si besoin, et assure la liaison avec le service comptabilité pour la facturation. Elle/il contribue à la continuité du service en intervenant sur la planification en cas d'imprévu. Tâches et responsabilités Accueil et relation client : - Réception et traitement des appels téléphoniques et des courriels. - Information, renseignement et accompagnement des clients (établissements scolaires, associations, entreprises, collectivités). - Transmission et suivi des demandes de transport. - Gestion des réclamations ou ajustements en lien avec les clients et les conducteurs. Gestion administrative et commerciale : - Rédaction, réception et envoi des devis selon les demandes reçues - Saisie, validation et suivi des commandes clients. - Mise à jour des dossiers clients et archivage des documents. - Transmission des informations importantes aux différents services (exploitation, direction, comptabilité). - Mise en place des dossiers de facturation. Suivi facturation et coordination avec la comptabilité du siège : - Vérification des éléments nécessaires à la facturation (devis validés, bons de commande, informations clients). - Transmission des données au service comptabilité pour émission des factures. - Signalement des cas particuliers (ex. : plusieurs payeurs, modifications de prestations, erreurs à corriger). - Réception et transmission des retours du siège concernant la facturation. - Traitement des constats amiables en collaboration avec les services techniques Gestion du planning d'exploitation : - Intervention ponctuelle sur la planification en cas d'imprévu (absence, astreinte), ceci en complément de vos collègues de l'exploitation. - Affectation et ajustement des conducteurs selon les disponibilités. - Communication et coordination avec vos collègues et responsables pour assurer la bonne exécution des services.