S2M Formation, organisme de formation et CFA spécialisé dans les métiers du commerce et de la vente, recherche son Assistant(e) de Direction afin de renforcer son pôle administratif. Poste basé à Saint-Étienne Accès facilité : tram, bus, proximité sortie d'autoroute, parking gratuit. Vos missions principales Véritable pilier du fonctionnement administratif du centre, vous intervenez sur trois volets majeurs : Accueil, Administration & Qualité, et Gestion de la formation / apprentissage. 1. Accueil et relation clients Vous représentez l'image professionnelle du centre : - Accueillir les visiteurs, identifier leur demande et les orienter vers les bons interlocuteurs. - Assurer la réception téléphonique : filtrage, aiguillage, prise de messages. - Contrôler l'accès et la circulation des personnes dans les locaux. - Renseigner les candidats, stagiaires, apprentis ou partenaires et assurer la bonne diffusion de l'information. - Assurer la traçabilité du traitement des demandes clients (suivi, relances...). - Participer à l'amélioration continue : organisation, classement, archivage, capitalisation des pratiques. 2. Administratif & Qualité Vous garantissez la conformité administrative et la rigueur documentaire du centre : - Mettre à jour et organiser la base documentaire numérique. - Suivre et remonter les dysfonctionnements éventuels sur les centres ou les outils internes. - Gérer le suivi des contrats d'apprentissage de leur création à leur clôture. - Recueillir les données nécessaires aux enquêtes statistiques et aux obligations réglementaires. - Procéder à l'inscription des apprenants sur notre progiciel. - Déclarer l'ouverture des sessions de formation et assurer leur suivi administratif. - Suivre l'insertion professionnelle des apprenants après formation dans le cadre des obligations qualité (Qualiopi). 3. Gestion de la formation & apprentissage Vous êtes un maillon central dans la coordination des formations : - Préparer et suivre les CERFA, conventions et dossiers apprentis en lien avec nos entreprises partenaires. - Enregistrer les contrats auprès des OPCO et suivre les accords de prise en charge. - Créer les stagiaires, sessions et parcours dans notre progiciel ; gérer la vie du contrat. - Suivre les stagiaires : conventions, présences/absences, feuilles d'émargement. - Organiser les examens : planification, convocations, préparation logistique (salles, supports...) - Formation continue : inscriptions, convocations, attestations de fin de formation, archivage. Profil recherché - Expérience ou connaissance indispensable du secteur de la formation professionnelle / apprentissage. - Maîtrise du Pack Office et aisance numérique - Maitrise de digiforma idéalement - Sens aigu de l'organisation, fiabilité, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités. - Aisance relationnelle, sens du service et posture professionnelle. - Polyvalence, réactivité et goût pour le travail collaboratif. Conditions - CDI - Temps plein - Horaires : 8h30 - 16h30, du lundi au vendredi - Environnement de travail professionnel, dynamique et convivial Envie de rejoindre l'aventure ? Envoyez-nous votre CV : nous serons ravis d'étudier votre candidature.