Les services Oxygène de l'association Espoir 74 accompagnent des adultes en situation de handicap psychique pour améliorer leur vie quotidienne. Nos équipes d'accompagnement sont pluridisciplinaires et sont composées de professionnels de santé (infirmiers, psychologue, psychiatre.) et de travailleurs sociaux (éducateurs spécialisés, AES.) Nous recherchons un(e) secrétaire pour le SAVS Oxygène de Thonon (2 jours par semaine). Possibilité de compléter le temps avec un 60 % à Annemasse (3 jours par semaine). Vos missions : Auprès des usagers du service : - Accueil physique et téléphonique des usagers et de leur famille, prise de rendez-vous, - Filtrage des appels et transmission des messages auprès des équipes, - Responsabilité du dossier administratif de l'usager du service et de sa mise à jour. Pour le service : - Travaux de classement, de documentation et d'archivage - Travaux comptables simples (vérification de facture, saisie de bon de commande, suivi du budget de fonctionnement, etc.) - Activités de gestion de personnel (accueil des nouveaux salariés/stagiaires, centralisation et vérification des demandes de formation, des notes de frais, demandes de récupération, etc.) - Traitement des courriers et de la messagerie - Activités ponctuelles : recherche sur internet, préparation de présentation type PowerPoint, etc. Auprès des équipes : - Assiste aux réunions hebdomadaires d'équipe et en rédige le compte-rendu - Collabore avec tous les partenaires de l'établissement, coordonne et transmet les informations - Remise en forme des écrits des travailleurs sociaux (rapports, avenants, etc.) Auprès des partenaires : - Accueil physique et téléphonique des partenaires externes - Mise à jour du répertoire des partenaires Sur le plan institutionnel : - Participation aux différentes réunions institutionnelles et commissions de travail Compétences - Sens de l'accueil et des relations, capacité à adapter son langage, ses messages, au type de public ou d'interlocuteur, s'exprimer au nom de l'établissement - Maîtrise de soi et capacité à prendre du recul - Organisation et planification : respecter les procédures d'organisation, planifier ses activités à moyen terme, gérer les priorités et les aléas, sens de l'anticipation, de l'initiative - Respect de la confidentialité des informations traitées - Capacité d'adaptation, savoir aller chercher l'information et la transmettre, - Sens du travail en équipe - Maîtrise du pack office (Word, Excel, Power point, Outlook), bonnes capacités rédactionnelles, maitrise de l'orthographe et de la grammaire. Formation : Bac secrétariat, diplôme de secrétaire médico-sociale, ou diplôme équivalent de niveau V dans le domaine administratif. Environnement du poste - Poste en CDI à temps partiel : 14h00 par semaine - Poste basé à Thonon (2 jours) - Prise de fonction le plus tôt possible. - Possibilité de compléter le temps avec un 60% basé à Annemasse Avantages 3 jours de congés supplémentaires par an à partir de 4 mois de présence. CSE (chèques cadeaux & vacances.). Rémunération Salaire selon CCN66 avec reprise ancienneté : entre 2007 € et 2552 € pour un 100 %, primes de caisse et Laforcade incluses.