VIDEOFORMES est une association culturelle dédiée à la diffusion des arts hybrides et numériques. Elle organise chaque année, au mois de mars, un festival de portée internationale à Clermont-Ferrand. Créée en 1984, l'association emploie 4 salarié-es permanent-es. L'Assistant-e de gestion joue un rôle essentiel dans le suivi administratif de la structure. Sa mission principale consiste à assurer le secrétariat courant de l'association, le suivi des ressources humaines, ainsi que le suivi comptable et budgétaire. Il/elle participe également à l'organisation générale de la manifestation VIDEOFORMES - Festival international d'arts hybrides et numériques de Clermont-Ferrand. Rigoureux-se et organisé-e, il/elle sait collaborer efficacement avec des équipes pluridisciplinaires. Une affinité avec le domaine artistique constitue un atout. Prise de fonction : dès que possible DESCRIPTION DES MISSIONS ET ACTIVITÉS : 1. Gestion administrative du personnel En lien avec le délégué général de l'association et le cabinet extérieur en charge de la gestion du personnel et de la paie, il/elle : - Participe à l'élaboration des contrats de travail, des DPAE, du registre unique du personnel et gère les dossiers du personnel ; - Assure le règlement des salaires et le suivi des déclarations des charges sociales ; - Participe à l'élaboration des grilles de modulation pour le personnel permanent et assure le suivi des fiches hebdomadaires de temps de travail ; - Assure le suivi administratif des volontaires en service civique et des stagiaires ; - En collaboration avec le régisseur général, assure le suivi de l'embauche des intermittent-es du spectacle. 2. Gestion comptable / budgétaire En lien avec le cabinet comptable extérieur, il/elle : - Saisit les écritures comptables ; - Assure le suivi de la facturation et des règlements (fournisseurs, clients) ; - Suit les mouvements des comptes bancaires et de la caisse ; - Assure les relations avec l'expert-comptable et le commissaire aux comptes ; - Suit les états de trésorerie ; - Participe à la rédaction des bilans financiers de l'ensemble des activités ; - Participe à l'élaboration du budget prévisionnel et à l'étude budgétaire des nouveaux projets ; - Effectue les déclarations trimestrielle et annuelle auprès de l'URSSAF Diffusion. 3. Gestion du secrétariat Il/elle : - Assure l'accueil physique et téléphonique ; - Gère le suivi du courrier entrant et sortant ; - Assure la tenue des fichiers et des mailings ; - Gère les fournitures de bureau ; - Assure le suivi des notes de frais (missions et déplacements) ; - Gère le suivi des assurances ; - Participe à la mise à jour du document unique d'évaluation des risques professionnels. 4. Accueil culturel Il/elle : - Gère la logistique de l'accueil professionnel, artistique et du public ; - Assure la gestion de la billetterie ; - Gère la logistique liée à la restauration, au bar et au catering. 5. Participation à la vie de l'association Il/elle est : - Impliqué-e dans l'élaboration du projet culturel global de l'association, les réunions, l'organisation pratique, ainsi que le montage de nouveaux projets. COMPÉTENCES ATTENDUES : - Maîtrise des outils informatiques : Pack Office ; logiciel professionnel (Cegid) ; - Grand sens de l'organisation, réactivité, curiosité et autonomie ; - Compétences relationnelles et capacité à travailler en équipe et avec des partenaires ; - Bonnes compétences rédactionnelles ; - Un bon niveau d'anglais, à l'oral comme à l'écrit, est un plus ; - Intérêt pour le milieu associatif et pour les domaines artistiques et culturels des arts visuels est un plus. - Une première expérience réussie dans le secteur administratif est un plus