La société Proguard, située au 8 rue du Pavillon, recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour rejoindre son équipe. Vos missions principales : - Produire des documents professionnels courants : Rédaction, mise en page et diffusion de courriers, notes et rapports. - Communiquer des informations par écrit : Rédiger des comptes rendus, courriels, et notes internes pour transmettre des informations de manière claire et concise. - Assurer la traçabilité et la conservation des informations : Organiser, classer et archiver les documents physiques et numériques pour un accès rapide et sécurisé. - Accueil et transmission d'informations : Accueillir les visiteurs (clients, salariés, stagiaires) et assurer la transmission efficace des informations auprès des interlocuteurs concernés. - Administration des achats : Gérer les commandes et le suivi des fournitures bureautiques. - Gestion des appels téléphoniques : Tenir le standard, répondre aux demandes d'information, et traiter les réclamations courantes en lien avec les services concernés. Gestion administrative du personnel : - Suivi administratif courant : Préparer les contrats de travail, effectuer les déclarations préalables à l'embauche (DPAE), et gérer les visites médicales. - Gestion des fins des contrat : Télécharger les attestations de fin de contrat via Net-Entreprises, Compléter la section dédiée à l'entreprise. Transmettre les attestations finalisées aux salariés concernés par courriel, Assurer la traçabilité et l'archivage des documents liés aux fins de contrat. - Formation du personnel : Collecter les besoins en formation, organiser la logistique des sessions et suivre les démarches administratives associées. - Gestion des dossiers des salariés : Mettre à jour les dossiers du personnel et assurer leur archivage. - Suivi des remboursements AKTO : Préparer et gérer les dossiers pour les demandes de remboursement des formations auprès de l'organisme. - Préparer et transmettre les déclarations AT/MP auprès de la CPAM dans les délais impartis. - Gestion administrative : réalisation de devis et factures Logiciels à utiliser : - COMETE pour la gestion des dossiers administratifs et RH. - Suite bureautique (Word, Excel, Outlook). - Outils spécifiques comme Net-Entreprises pour les démarches en ligne. Rejoignez PROGUARD et contribuez à notre mission de protéger et sécuriser !