- Concevoir la planification des cours en direct avec les enseignants/intervenants, les emplois du temps, les réservations de salles et coordonner toutes les modifications ponctuelles nécessaires - Assurer l'organisation des amphithéâtres d'information, des campagnes d'évaluation et des élections des délégués - Préparer et organiser les rentrées scolaires, participer aux accueils, s'assurer de l'inscription pédagogiques des apprenants dans le SI étudiants - Assurer l'organisation matérielle des examens, en présentiel et en distanciel (en lien avec la cellule pédagogique de l'école), veiller à l'archivage des documents pédagogiques (sujets d'examens, études de cas, .) - Veiller à l'application du règlement de scolarité, en particulier à la gestion des absences, et à l'application des nouvelles règles dans la gestion de la scolarité - Assurer la mise à jour des informations pédagogiques dans le SI - Établir les convocations d'apprenants, les attestations, les relevés de notes, . - Assurer la préparation des jurys des études dans les délais impartis (saisie des notes, tableaux de synthèse, bilans individuels) et assurer le suivi des décisions - Assurer le suivi et l'accompagnement des apprenants à sa charge, y compris les parcours dits particuliers (neutralisations, redoublements, .) - Recueillir et relayer les informations concernant les difficultés de parcours des apprenants, en lien avec le service d'accompagnement à la réussite des apprenants - Transmettre toutes les informations utiles aux enseignants/intervenants : plannings, listes des apprenants, décisions et consignes des Directions des programmes et de la DFI concernant l'élaboration des syllabi et de la programmation - Assurer l'interface avec les différents services opérationnels - Assurer la collecte des notes, vérifier leur cohérence, veiller au respect des échéances et effectuer les relances nécessaires, avec l'appui de la Responsable de la conformité pédagogique et administrative des programmes - Prendre contact avec les vacataires afin qu'ils renseignent leur dossier et joignent les documents obligatoires - Contrôler les dossiers vacataires et s'assurer de leur complétude avant toute intervention - Assurer l'accueil physique des intervenants lors de leur première intervention - S'assurer du bon déroulement matériel des cours en présentiel et/ou distanciel (connexion, wifi, .), en lien avec les services supports concernés - Participer à l'amélioration et à l'optimisation du SI en faisant remonter les problèmes rencontrés ou propositions d'évolution - Participer à la production et à la mise à jour des indicateurs du service - Contribuer à la préparation du calendrier académique - Participer aux réflexions sur les évolutions (modifications, créations, .) des parcours à sa charge, et en assurer la mise en application administrative - Garantir l'entraide au sein du service au titre de la polyvalence - Participer aux processus d'accréditation de l'Ecole - Les horaires de travail peuvent être flexibles en fonction de l'organisation du service et des événements qui rythment l'année scolaire (rentrées, jurys des études, remise des diplômes, .) - Certaines participations à des événements de promotion de l'école pourront être demandées de façon exceptionnelle le samedi ou le dimanche (JPO, .)