L'établissement recherche aujourd'hui un(e) secrétaire comptable chargé(e) de l'accueil motivé(e) pour rejoindre une équipe dynamique et chaleureuse. Il s'agit d'un CDD d'un mois renouvelable. Le poste est à pourvoir dès que possible. La durée hebdomadaire est de 28h (80%) de 09h00 à 16h30 sur 4 jours par semaine, pouvant évoluer sur un 100% sur 5 jours. Missions principales : Le/la secrétaire comptable chargé/e de l'accueil est garant(e) de la qualité de l'accueil physique et téléphonique, de l'information et de l'orientation des différents interlocuteurs. Il/elle est aussi chargé(e) de l'admission administrative des résidents ainsi que des tâches de comptabilité et facturation. Missions spécifiques : - Accueil et Accompagnement : - Accueil et renseignement téléphonique et physique ; - Orientation et transmission des communications téléphoniques vers les bons interlocuteurs ; - Relations avec les résidents, les familles et les tuteurs, dans le cadre de l'exécution du contrat de séjour ; - Accompagnement des résidents dans certaines tâches administratives ; - Réalisations des visites de l'établissement dans le cadre des nouvelles admissions. - Secrétariat : - Tri, archivage et transfert des courriels de la messagerie secrétariat de l'EHPAD ; - Réception du courrier entrant et distribution aux destinataires en lien avec l'assistant (e) RH au besoin ; - Collecte et envoi du courrier sortant en lien avec l'assistant (e) RH au besoin ; - Gestion administrative des résidents (constitution et gestion du dossier administratif, facturations, enregistrement et suivi des règlements, APA, AS, APL...) ; - Gestion de l'aide sociale, instruction des dossiers d'aide sociale, lien avec les services instructeurs des Départements ; - Suivi des admissions et des demandes d'admission à l'EHPAD en lien avec l'IDEC et/ou la cadre de santé ; - Suivi des mouvements résidents (suivi activité, Resid Ehpad, NetSoins, BL résident), - Préparation des réunions du Conseil de la vie sociale et rédaction des comptes rendus en lien avec la direction ; - Mise à jour du contrat de séjour et avenant avec nouvelle tarification en lien avec la direction. - Comptabilité : - Gestion de la facturation (vérification et mandatement des factures, facturation des repas extérieurs, éditions des bons de commande) ; - Gestion des contrats et des frais de séjours ; - Suivi et contrôle des factures (en adéquation avec les devis et les bons de livraison) ; - Régularisation des paiements PPRIM et P503 ; - Saisie des déclarations réglementaires (bordereau forfait soins.) ; - Archivage des documents comptables en lien avec le/la responsable des affaires générales ; - Création, suivi et mise à jour des tableaux de consommations (électricité, chauffage, alimentation.) en lien avec le/la responsable des affaires générales ; - Reporting et saisie des données dans les tableaux de bord RH et finances en lien avec le/la responsable des affaires générales ; - Suivi des investissements et fiches de biens amortissements ; - Participation à l'élaboration des EPRD et ERRD. Compétences requises : - Savoir-faire : - Accueillir et renseigner le public ; - Expertise dans la gestion administrative et comptable ; - Etablir une relation de confiance avec les résidents et les familles ; - Connaître les règles relatives au secret professionnel et les respecter ; - Savoir s'exprimer en public ; - Travailler en équipe / en réseau ; - Maîtrise des outils bureautiques. - Savoir être : - Sens de l'exemplarité - Disponibilité et discrétion - Sens de la hiérarchie - Loyauté