Missions : Traitement des dossiers et saisie de documents : - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques - Saisir des documents de formes et de contenus divers - Gérer et actualiser une base d'informations - Rechercher des informations, notamment règlementaires - Vérifier la validité des informations traitées - Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion Accueil physique et téléphonique du public : - Recevoir et orienter les demandes - Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages - Rechercher et diffuser des informations - Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité - Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent - Conseiller les usagers et agents sur les procédures - Rédiger des notes synthétiques - Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations Gestion de l'information, classement et archivage de documents : - Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers - Photocopier et assembler des documents - Trier, classer et archiver des documents - Synthétiser et présenter des informations - Préparer les dossiers pour les instances - Identifier les sources de documentation Planification et suivi : - Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous - Renseigner des tableaux de suivi des activités du service - Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels.) Assistanat du supérieur hiérarchique : - Assister son supérieur hiérarchique dans les instances de la collectivité (Conseil communautaire.) - Participer sous la supervision du supérieur hiérarchique à la gestion des dossiers du foncier (tableaux de bord, courriers.) - Assister son supérieur hiérarchique dans la gestion du RGPD (informer et conseiller, tenir des registres, sensibiliser.) Profil : - Diplôme de niveau 5 (Bac +2) : BTS, DUT, DEUG . ou diplôme équivalent - Spécialité : fonctionnement d'une collectivité - Expérience : 1 an sur un poste similaire appréciée - Permis B (exigé) afin d'emmener le courrier à LA POSTE avec un véhicule de service Compétences : - Maîtrise des techniques de secrétariat - Maîtrise des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe - Connaissance des procédures administratives - Connaissance de techniques d'accueil et des règles de communication (orales et écrites) - Connaissance de base de la fonction publique territoriale Connaitre la règlementation en matière de régie - Savoir recueillir une information et la traiter en fonction de consignes - Savoir rédiger une note, un rapport ou un procès-verbal - Savoir rendre compte, hiérarchiser les informations en fonction de leur importance ou urgence - Savoir organiser un rendez-vous ou une réunion - Savoir rechercher une information - Savoir tenir une régie - Sens de l'organisation - Qualités rédactionnelles - Disponibilité - Discrétion - Rigueur dans le traitement des informations - Confidentialité - Réactivité Modalités de recrutement : Par voie statutaire ou à défaut contractuelle : - Voie statutaire : Poste ouvert au cadre d'emploi des Adjoints Administratifs Territoriaux - Voie contractuelle : Contrat à Durée Déterminée de 1 an avec possibilité de reconduction Rémunération : - Rémunération selon la grille indiciaire de la Fonction Publique - RIFSEEP (Régime indemnitaire) - S.F.T. (Supplément Familial de Traitement) Conditions d'exercice : - Temps complet (35/35ème) - Temps de travail du poste : 35 heures - Droits à congé : 25 jours par an Poste à pourvoir au 14/04/2026