Finalité : Assurer la gestion des opérations administratives liées à l'apprentissage Catégorie statut : Contractuel B Résidence administrative : UFA Gustave Flaubert Rouen Missions principales : Aide à la gestion administrative des apprentis - Gérer les absences des apprentis (en lien avec DDFPT, CPE-AED, entreprises), contrôle et suivi de l'assiduité et des retards. - Préparer les dossiers administratifs liés à l'apprentissage (promesse d'embauche, contrats, calendrier, aide entreprise) - en lien avec le pôle apprentissage et le DDFPT, - Informer les apprentis sur leurs aides, - Assurer les demandes de 1er équipement, - Actualiser des données de suivi d'activités de la structure (tableaux de bord tableaux de résultats...) - S'assurer que les visites en entreprise sont bien réalisées - Veiller à la complétude des documents pédagogiques (livrets d'apprentissage, livret de co-formation.), - Promouvoir et gérer les demandes d'aides au permis de conduire - Participer au suivi des livrets d'apprentissage et de co-formation - S'assurer de la mise en place des procédures conformément aux exigences du label qualité EDUFORM. - Renseigner et compléter l'outil de gestion Ypareo (formation prévue sur site) - Promouvoir la mobilité internationale des apprentis Aide à la gestion administrative des enseignants : - Participer au suivi des heures réalisées par les enseignants Aide à la Vie Scolaire : - Participer aux réunions de travail et évènements en lien avec l'apprentissage, pouvant comprendre la réalisation de compte-rendu et le suivi des actions. Relations hiérarchiques : - Le chargé de gestion administrative pour l'apprentissage est placé sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'IFPRA - Les missions s'exercent sous l'autorité du chef d'établissement, en lien direct avec la CASP, le DDFPT et le pôle apprentissage. Spécificité : - Préparer participer aux matinées portes ouvertes, salons, recrutements (entretiens de motivations et tests écrits) et les jobs dating - Préparer les jurys de diplômes selon les spécificités des certifications - Réaliser les enquêtes relatives aux certifications et/ou au renouvellement des certifications Particularités fonctionnelles : En établissement scolaire : 1607 h annualisées - Exercice des fonctions en établissement, horaires parfois décalés appelant une certaine souplesse. Connaissances : - Maitriser les outils de bureautique. - Connaître les conditions et modalités de mise en œuvre de l'apprentissage. - Posséder des qualités rédactionnelles - Connaître la réglementation applicable (droit du travail, apprentissage, cadre scolaire). Profil professionnel : - Discrétion professionnelle. - Aptitude au travail en équipe. - Aptitudes relationnelle et aisance à s'exprimer. - Flexibilité et dynamisme. - Autonomie, disponibilité et bienveillance. - Rigueur et ponctualité. Compétences opérationnelles : - Maîtriser la mécanique du contrôle des absences, la gestion de dossiers et les tâches administratives - Accueillir les partenaires et orienter les personnes selon leur demande. - Organiser le calendrier des rendez-vous, visites, réunions et rencontres. - Savoir appliquer la réglementation. - Savoir être organisé et méthodique. - Savoir adapter sa posture et son discours en fonction du public (élève, famille, équipe pédagogique, direction...)