Missions au sein de la Direction des services techniques : 1 / Lien avec les usagers : - Assurer les réponses aux courriers et aux mails des habitants (suivi Chronopost, travail en lien avec les responsables pour répondre aux besoins des habitants) ; - Secrétariat de l'élu de secteur (prise de rendez-vous, gestion du suivi des parapheurs, etc.) ; - Enregistrement des demandes des usagers : o Reformuler la demande des usagers (habitants, services) o Assurer le suivi des demandes des usagers en collaboration avec différents services (urbanisme, secteur population) o Enregistrer la demande dans le fichier GUP o Transmettre la demande au responsable concerné en cas d'urgence o Alerter les techniciens lorsque le nombre de GUP non traité est anormalement élevé. 2 / Suivi des actes administratifs de la direction : - Traitement des demandes d'arrêtés en lien avec le technicien et le service urbanisme (publication sur logiciel + envoi aux partenaires) ; - Traitement des demandes de DICT en lien avec le technicien ; - Traitement des délibérations de la direction ; - Suivi du chrono des arrêtés et des DICT ; - Suivie et tenue de l'archivage spécifique ST 3 / Gestion de l'activité de la direction : - Réalisation des plannings des services (régie bâtiment, maintenance bâtiment, Espaces Verts) ; - 4 / Gestion financière en lien avec le responsable du pôle Finances et Moyens : - Réalisation des bons de commande pour les dépenses (fonctionnement et investissement) ; - Gestion de l'état budgétaire de la direction (pourcentage de réalisation par ligne, reliquats des engagements, factures annulées en attente d'avoir, etc.) ; - Enregistrement et suivi financier des marchés publics de la Direction des Services Techniques sur le logiciel CIRIL ; - Suivi et gestion des problèmes de facturation/réclamation des entreprises en lien avec les responsables des services ; - Suivi des subventions (élaboration des dossiers, suivi des versements, etc.) : - Aide auprès des responsables de la direction des services techniques (choix des imputations, formation CIRIL, etc.). Mis à jour le : 05/08/2020 5 / Gestion administrative des syndicats PIR et SIFOMA en lien avec le responsable du pôle Finances et Moyens et la Direction générale des services : Missions au sein du pôle Finances et Moyens : - Traitement des bons de commande (contrôle), des factures (scan, saisie, mise en validation service fait dans les services) et mise en mandatement en fonctionnement et investissement - Tri, classement et archivage des pièces comptables (BDC, factures, bordereaux), - Coordination des opérations financières en lien avec la trésorerie, - Traitement des dépenses de fonctionnement et d'investissement, - Suivi des dépenses de fluides, - Préparation et mise en œuvre des opérations de fin d'exercice.