Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F) 13 - AIX EN PROVENCE
Offre n° 202YPXP
Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)
13 - AIX EN PROVENCE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 21 janvier 2026
PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITÉS : Au sein du pôle logistique des artistes, sous l'autorité de la Responsable, vous assisterez l'équipe dans leurs missions. *Logement : -Mise à jour et enrichissement de la base de données des logements privés. -Recherche de logement pour le compte des artistes en fonction de leur besoins, négociation des conditions de location (durée, loyer...) -Participation à l'établissement et suivi des contacts entre les propriétaires et locataires/agents artistes en amont et en période de Festival. *Accueil : -Participation à l'accueil des artistes le jour de leur arrivée. -Coordination de la résolution d'éventuels problèmes liés au logement (panne d'électroménagers, clés enfermées dans l'appartement, accès internet défaillant) -Répartition et distribution de cadeaux d'accueil sur les différents lieux de représentations. -Coordination et suivi des demandes de place de parking *Transport : -Coordination de prestation de transport de groupe : suivi de tableau récapitulatif de trajets programmés en collaboration avec les équipes du Festival et notre prestataire de transport en car. *Restauration : -Aide logistique lors de la mise en place de catering sur lieux de répétitions et représentation et lors d'organisation des réceptions. Maitrise du logiciel Excel souhaitée. Ce poste nécessite une disponibilité en soirée et le week-end. Ce poste implique des déplacements quotidiens à pied entre les différents lieux, notamment en période de fortes chaleurs. Lieu de travail qui se situe au 2ème étage d'un bâtiment sans ascenseur. Le Festival d'Aix est titulaire du label "Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes" et du Label « Diversité ».
- Type de contrat
-
Saisonnier - 1 Mois
Contrat travail - Durée du travail
-
35H/semaine
Travail en journée
Travail les week-ends et jours fériés - Conditions de travail
-
Déplacements professionnels
Utilisation d'escaliers - Salaire
- Hébergement
- Primes
- Groupe 9 de la convention collective des entreprises artistiques et culturelles et selon grille du Festival d'Aix en vigueur
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Accueillir, orienter, renseigner un public
- Améliorer des procédures administratives
- Assurer la gestion administrative d'une activité
- Assurer le suivi de dossiers administratifs
- Gestion administrative
- Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
- Gérer la communication interne et externe
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
- Maintenir une relation clientèle de qualité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Organisation d'évènements professionnels
- Organiser des déplacements professionnels
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
- Techniques de communication orales, écrites et numériques
- Utiliser les outils de gestion et de la relation client
- Utiliser les outils numériques
- ASSISTANT POLE LOGISTIQUE DES ARTISTES
Langue
- AnglaisCette langue est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Employé non qualifié
- Secteur d'activité : Arts du spectacle vivant
Employeur
Festival d'Aix en Provence
50 à 99 salariés
- Site internet
- https://festival-aix.com/
Depuis 1948, le Festival d'Aix fait vivre l'opéra devant les publics d'aujourd'hui, avec des programmes d'une grande diversité présentés sur les scènes nationales et internationales les plus prestigieuses. Reconnu pour son excellence, le Festival d'Aix encourage l'émergence de jeunes talents et est un lieu d'innovation unique dans les domaines artistique, éducatif et de médiation ; il est ainsi à l'initiative de réseaux professionnels à dimension européenne et méditerranéenne.
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