Le Cabinet : Créé en 2004, le cabinet Ormen Passemard - ORPA Legal est l'un des leaders du traitement des litiges complexes et collectifs aux enjeux importants en France et à l'étranger, spécialement en contentieux commercial, en assurance et réassurance. Il est co-dirigé par deux de ses fondateurs historiques et comprend une douzaine de collaborateurs ainsi que quatre salariés. Dans le cadre d'un départ à la retraite, le Cabinet recherche un(e) assistant(e) dont les missions et compétences sont décrites ci-dessous. Missions : Secrétariat : Accueil physique et téléphonique Préparation de messages et courriers (en Français et en anglais) Relecture / Mise en page et impression de documents Préparation de présentations Powerpoint Rédaction et envoi de courriers/messages Ouverture des dossiers clients sur le logiciel SECIB néo Organisation des déplacements collaborateurs & associés (transport, hôtel, etc.) Inscription aux conférences, séminaires, salons professionnels. Mise à jour régulière de la base de données des contacts Outlook et campagnes d'e-mailings (ex : vœux annuels aux clients) Gestion de la boîte mail générique du Cabinet et redistribution quotidien des courriels aux collaborateurs concernés Gestion du courrier "arrivée" (poste et palais), scan aux gestionnaires des dossiers + dispatching à l'ensemble de l'équipe Gestion du courrier "départ" (affranchissement et transfert du courrier à la poste 1 semaine/2) Juridique : Gestion du RPVA (e-barreau, Opalexe) : réception et envoi des messages, pièces, et conclusions, significations et placements classement sur SECIB néo dispatching des messages reçus aux gestionnaires de dossier Gestion e-Carpa : ouverture de compte, surveillance arrivée des fonds, transmission des fonds après accord de l'associé Comptabilité : Administration de la facturation (en relation avec l'associé) : Facturation mensuelle sur SECIB néo Mise à jour des taux horaires Suivi mensuel des impayés clients Identification des règlements clients, préparation de divers tableaux mensuels) Enregistrement des factures des prestataires juridiques (ex. postulants) et des notes de frais collaborateurs dans les dossiers clients (sur SECIB néo) Divers : Gestion des commandes des fournitures de bureau et autres approvisionnements (boissons, gobelets, etc.) Coordination avec les prestataires de services généraux (maintenance machine Nespresso, fontaines à eau ; défibrillateur, etc.) Achat des ouvrages de la bibliothèque et référencement pour classement Compétences requises : Habitude de la facturation Maîtrise du Pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) Bonne maîtrise de l'outil métier SECIB néo (de SEPTEO Avocats) Français & anglais courants Qualités attendues : Rigueur et agilité dans les chiffres Excellentes qualités organisationnelles, rédactionnelles et relationnelles Autonomie et esprit d'initiative Discrétion et confidentialité Le poste sera placé sous la responsabilité des associés et impliquera une collaboration étroite avec la Secrétaire Générale.