L'Antenne du CIDFF de l'Aisne recherche un.e chargé-e d'accueil et de secrétariat. Missions principales : 1/ Assurer l'accueil du public : Accueillir, sur place ou par téléphone, le public du CIDFF Assurer la prise de RDV Noter les messages et les transmettre aux salarié.es et élu.es concerné.es Orienter le public vers les services internes au CIDFF Assurer un premier niveau de réponse au public (informations pratiques.) Organiser l'affichage de l'information et l'actualisation de la documentation de l'espace d'accueil du CIDFF à destination du public (plaquettes, affiches, etc.) 2/ Assister les tâches de secrétariat : Saisir, mettre en forme, enregistrer et envoyer les documents qui lui sont confiés Enregistrer, envoyer et/ou classer les courriers du CIDFF Effectuer des tâches de reprographie (photocopie et/ou scan de documents) Le cas échéant, saisir et envoyer les convocations, les ordres du jour et les comptes rendus de réunions Assurer l'actualisation des informations du site internet du CIDFF et des réseaux sociaux auxquels le CIDFF adhère 3/ Présenter et classer les documents techniques concernant l'activité du CIDFF : Assurer le suivi des informations transmises par la FNCIDFF (Intraflash, CIDFF infos.) et les diffuser en interne selon les modalités définies par sa direction Participer à la saisie des fiches statistiques en cas de besoin 4/ Soutenir la gestion des comptes clients et fournisseurs : Préparer et suivre les différents contrats liés à la structure (location, assurance, abonnement.) Préparer et enregistrer les factures Enregistrer les factures fournisseurs et établir le rapprochement bon de commande / facture 5/ Participer à la gestion des ressources humaines et à l'élaboration des tableaux de bord de gestion de paie : Préparer et envoyer les éléments pour les nouveaux.elles salarié.e.s Tenir à jour les tableaux de bord et les documents administratifs RH Assurer le suivi des visites médicales des salarié.e.s et gérer le lien avec l'AST Présenter à la direction les demandes des salarié.e.s (congés, absences.) et en assurer le suivi Assurer le suivi et la vérification des notes de frais des salarié.e.s et présenter à la direction pour validation Réaliser le suivi et la commande des tickets restaurants Préparer les variables de paie Assurer le suivi et les réservations des hôtels et trajets pour les salarié.e.s dans le cadre de leur activité Selon l'activité de l'association, le.a chargé-e d'accueil et de secrétariat peut être amené.e à être en soutien d'événements ponctuels, mais également d'aide à la construction d'actions spécifiques. Connaissances : Souhaitées du réseau des CIDFF et ses spécificités du champ d'activité et les missions du réseau des CIDFF des contenus techniques de son champs d'intervention (secteur de la prévention en santé, de la santé des femmes) l'environnement institutionnel et partenarial de son champ d'intervention Nécessaires : Utilisation des outils bureautiques et des logiciels facilitants la communication (Outlook, Canva, Excel, etc.) Savoirs : Travailler en équipe S'exprimer en public Concevoir et rédiger des documents techniques S'adapter et s'organiser aux évolutions de l'association Connaître le champ de la prévention en santé spécifiquement sur l'accompagnement des femmes. Qualités : Curiosité professionnelle Autonomie Sens de l'organisation et de la relation professionnelle Obligation de réserve sur l'ensemble des documents et informations traités. Le poste est basé à Soissons. Niveau requis : BAC+3 minimum. Minimum 3 ans d'expérience.