L'Association Le Relais Ozanam, membre du Groupement des Possibles, recherche un Secrétaire d'accueil (H/F) pour sa résidence sociale/pension de famille « Le Logis du Grand Champ » TYPE DE CONTRAT - CDD - 5 mois - 28h OU - Saint Jean de Moirans DATE DE DEBUT - Dès que possible REFERENCE DE L'ANNONCE - SA2 LE SERVICE Le Logis de Grand Champ est un foyer accueillant plusieurs types de dispositifs. La résidence sociale dispose de 20 unités d'accueil soit 36 places, La pension de famille de Voiron dispose de 10 places, Le foyer de Jeunes travailleurs dispose de 17 places. Par ailleurs, nous gérons 5 hébergements « résidence sociale » répartis dans le diffus. Les missions d'accueil concernant l'ensemble de ces dispositifs et les missions de secrétariat sont axées sur la résidence sociale. L'équipe est composée d'un chef de service, de travailleurs sociaux, d'un.e secrétaire d'accueil, d'un chargé de maintenance et d'une agente d'entretien. MISSIONS - Assure le 1er accueil physique et téléphonique En réceptionnant les appels téléphoniques, en accueillant les personnes se présentant physiquement dans l'établissement (résidents, partenaires, institutionnels, fournisseurs, etc.) En informant et en orientant les personnes En veillant à l'image de l'établissement : . Par un accueil courtois et personnalisé . Par l'aspect des locaux d'accueil (rangement, propreté, etc.) . En veillant à l'actualisation et au rangement des informations disponibles à l'accueil (affichages, présentoirs, etc.) - Assure des activités de secrétariat En ouvrant, enregistrant, distribuant les courriers papier et électroniques, etc, de l'association En achetant les timbres, en expédiant les courriers En assurant la frappe de notes internes, de courriers, de rapports, de tableaux, etc En tenant des « chronos » (courriers, documents etc.) En organisant et en assurant l'archivage des différents dossiers papier et informatique, pour faciliter la traçabilité, le partage de l'information En recherchant des informations, des documents sur demande de sa hiérarchie, de l'équipe En répondant à des demandes des résidents (demande de photocopie par exemple) - Assure des activités administratives de 1er niveau En assurant des activités en matière de logistique, comme par exemple : . La gestion de fournitures et petits matériels (commande, réception, etc.) . La participation à la préparation d'évènements (achats, mise en place, etc) . En assurant des activités de tenue de caisse, et en rendant compte au service comptabilité (Encaissements des loyers des résidents et des services utilisés par les résidents (machine à laver, sèche-linge, etc)). . En assurant la facturation des résidents En assurant des activités de suivi statistique concernant les mouvements des entrées/sorties des résidents : tenue du registre, alimentation de la base de données, etc En assurant, selon les besoins de l'organisation, des activités administratives courantes - Participe à la vie de l'association PROFIL ET COMPETENCES Baccalauréat secrétariat / comptabilité + expérience 2 ans minimum La connaissance du secteur social serait un plus Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Publisher, Outlook) Maîtrise des chiffres (facturation sur logiciel CEGID) Bonne orthographe et capacité rédactionnelle Capacité relationnelle et d'écoute Capacité à travailler en lien avec la hiérarchie et en équipe Organisation (gestion des priorités) Rigueur Discrétion Sens du contact Valeurs humaines et sociales Bonne capacité de transmission de l'information