ACTIVITES PRINCIPALES Accueil physique et téléphonique : Assurer l'accueil physique et téléphonique Répondre aux questions des agents en lien avec le service Orienter les agents-es et les usagers vers le bon interlocuteur Traitement de l'information : Transmettre l'information au bon interlocuteur Assurer le dispatching du courrier et des paraphes Diffuser/préparer les notes de service Communication, suivi et reporting : Assurer la logistique du service : Organisation et gestion du classement et de l'archivage Suivi tableaux de bords, mise à jour des documents d'information Prise de notes et rédaction de compte rendus, réponse aux mails et courriers Engager et suivre les dépenses du service Valider les factures Faire un suivi des éléments budgétaires du service Participer à sécuriser les processus et à la démarche d'amélioration continue Missions inhérentes à la fonction Traitement et gestion des CET (comptes-épargne temps) Traitement et gestion des autorisations d'absence exceptionnelles Participation à la gestion des absences pour raisons médicales Rédiger des fiches de liaison pour organisation des visites médicales des agent-e-s en lien avec le Pôle Bien Etre Rédiger les convocations des agent-e-s auprès des médecins et en assurer la diffusion et le suivi Engager, valider et liquider les factures liées aux expertises médicales Organisation des cérémonies du CCAS de la ville de Grenoble Médailles du travail Accueil des nouveaux arrivants Participer aux projets transverses Participer aux réunions de service, du pôle, de la DRH Participer aux projets DRH : plénières, hors les murs, projet de service, accueil du nouvel arrivant Etre en appui à la logistique lors des évènements CONTEXTE DE TRAVAIL Bureaux partagés Télétravail : 2j/semaine possible 36h par semaine donnant droit à 6 RTT Aménagement du temps de travail possible (4,5j/semaine) Horaires variables Self/13ème mois/Remboursement transport/COS (comité des œuvres sociales)