MISSIONS PRINCIPALES L'Assistant administratif / l'Assistante administrative assure un rôle de support administratif et RH au sein de l'entreprise. Il/elle intervient en appui du/de la Chargé(e) des Ressources Humaines ainsi qu'en support administratif pour la direction, en contribuant à la gestion administrative du personnel, à l'organisation des activités administratives courantes et au suivi des processus RH, sans responsabilité de pilotage, de décision ou de conformité réglementaire. Il/elle contribue à la fiabilité des informations administratives, à la bonne circulation des documents et au bon fonctionnement quotidien du service administratif, tout en facilitant les activités et la coordination administrative de la direction. ________________________________________ ACTIVITÉS PRINCIPALES 1. Support administratif RH - Participation à la gestion administrative du personnel (entrées, sorties, dossiers salariés) ; - Tenue et mise à jour des dossiers administratifs ; - Appui au suivi administratif des périodes d'essai ; - Gestion de l'accueil administratif des nouveaux salariés (Onboarding) ; - Mise à jour et suivi des affiliations des salariés aux dispositifs collectifs et organismes externes (prévoyance, santé, médecine du travail, etc) ; - Suivi de la validité des formations réglementaires obligatoires (habilitations, CACES, etc.) et prise de rendez-vous pour les sessions de recyclage lorsque nécessaire. ________________________________________ 2. Recrutement et candidatures - Appui administratif au suivi des recrutements ; - Réception et recensement des candidatures, notamment via France Travail ; - Report des candidatures reçues dans un fichier de suivi dédié, partagé avec les différentes parties prenantes ; - Transmission des informations nécessaires au/à la Chargé(e) des RH et aux managers concernés. ________________________________________ 3. Gestion administrative courante - Gestion du courrier papier (réception, tri, diffusion, archivage) ; - Gestion de la boîte mail Administration (réception, orientation, suivi des demandes) ; - Classement et archivage des documents administratifs et RH ; - Contribution à la gestion documentaire du service administratif. ________________________________________ 4. Appui à la gestion RH et paie - Collecte et transmission des éléments nécessaires à la paie (absences, NDF, etc); - Appui à la gestion des absences et du temps de travail ; - Récapitulation des notes de frais et transmission pour intégration dans l'outil RH et paie Mysilae ; - Archivage des justificatifs associés. ________________________________________ 5. Support administratif transversal - Appui administratif à la gestion de la flotte automobile (suivi des visites techniques, prises de rdv, etc) ; - Contribution à la préparation et à la transmission des éléments nécessaires au rapprochement bancaire (archivage des factures fournisseurs dans le cloud) ; - Soutien administratif aux activités transverses du service administratif. ________________________________________ Qualités personnelles attendues - Sens aigu de l'organisation et capacité à gérer les priorités dans un environnement multitâche ; - Rigueur et fiabilité dans le traitement des informations administratives ; - Discrétion, respect de la confidentialité et sens des responsabilités ; - Aisance relationnelle et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés ; - Autonomie dans la gestion des missions confiées, tout en sachant rendre compte ; - Adaptabilité et capacité à s'inscrire dans des processus évolutifs ; - À l'aise avec les outils bureautiques et les environnements numériques. ________________________________________ Conditions particulières - Confidentialité absolue requise ; - Travail en collaboration étroite avec le/la chargé(e) des Ressources Humaines et les parties prenantes internes.