Encadrement : non Activités principales : Assister la directrice et ses adjoints dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique. A ce titre, en charge : - Assurer, filtrer et orienter l'accueil physique et téléphonique - Programmation et prise de RV et inscription à l'agenda électronique - Relever et orienter les mails de la boîte institutionnelle "Direction" - Signalement et orientation des priorités et urgences - Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes - Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions du service - Mettre en forme et valoriser des supports écrits - Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service - Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées - Anticiper l'organisation des réunions - Organiser des réunions en interne et en externe - Programmer, assister et rédiger les relevés de conclusion et suivre les décisions prises en CODIR DDETSPP bi-mensuels - Suivi des arrêtés préfectoraux pour tous les services de la DDETSPP - Gestion des arrêtés de délégation et subdélégations de signatures pour la Direction et l'unité de contrôle - Prise en compte et gestion de l'arrêté préfectoral de la commission de surendettement en lien avec la Banque de France après le renouvellement des membres - Établissement du planning d'astreintes des membres du CODIR DDETSPP - Mise à jour de l'annuaire de la DDETSPP et des organigrammes à chaque arrivée ou départ d'agent - Actualisation avant remise d'un livret d'accueil à chaque nouveau arrivant - En appui technique entre les différents pôles de la structure dans l'organisation des réunions stratégiques ou à enjeux - Interface et support logistique entre le SGCD et la Direction (impressions confidentielles de documents) - Gestion des déplacements des membres de la Direction dans S4/HANA DT - Classement et archivage des dossiers Direction et secrétariat (dossiers papiers et dossiers sous le serveur) Volet communication interne et externe : - Charte graphique : vigilance au bon respect de la charte et règles de présentation des courriers soumis à la signature de la Direction - Revue de presse quotidienne - Maintien et développement du réseau en externe - Messages ponctuels d'information importante à tous les agents de la DDETSPP - Programmation des visioconférences Volet logistique : - Organisation des réunions externes et internes (AG du personnel entre autre) - Organisation de moments d'acculturation (petits déjeuners, départs, arrivées, événements exceptionnels) - prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels de la Direction et des agents en lien avec le SGCD. E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine. M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat. A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements. N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global.)