Le/la secrétaire médical(e) assure l'assistance administrative des médecins de prévention et des infirmières. A ce titre il/elle accomplit les missions suivantes : Accueil - Accueil des agents, orientation vers les infirmières ou le médecin - Accueil téléphonique Gestion des visites médicales et préparation des plannings des médecins (sur le logiciel de santé au travail) : - Convocations aux visites médicales, programmation en fonction des secteurs, des demandes et des agendas des médecins, envoi informatisé des convocations aux agents avec copie au chef de service ou d'équipe - Prise de rendez-vous pour les consultations demandées par les médecins, infirmières, agents, hiérarchies,. - Requêtes concernant les absences pour raison médicale et convocations aux visites de reprise du travail Suivi administratif - Création et tenue à jour des dossiers des agents, recherches dans le logiciel de santé au travail et les différents outils de l'établissement ou auprès des services des informations nécessaires à l'organisation des visites médicales - Suivi des arrivées et des départs des agents pour les transferts de dossiers médicaux et leur archivage - Préparer la programmation des futures visites selon les risques professionnels - Lister les personnes ne s'étant pas présentées à la visite médicale Secrétariat/autre - Gestion du courrier du service - Classement, rangement, photocopies - Commandes des fournitures et des documents/formulaires du service - Suivi des factures (prestations des services inter-entreprises de médecine du travail, examens complémentaires prescrits par les médecins et réalisés à l'extérieur.) Participation aux actions de santé publique du service médical En cas d'absence prolongée de l'infirmière, gestion des visites médicales du médecin. Environnement professionnel : La médecine de prévention a pour mission essentielle de prévenir toute altération de la santé du fait du travail. Le service médical de prévention est à l'écoute des agents, de leur santé et veille plus généralement à la qualité de vie des agents au sein de l'établissement par le suivi médical individuel et l'action sur le lieu de travail. Le médecin du travail a également un rôle consultatif concernant l'adaptation des postes de travail. Le service médical de prévention s'adresse à tout agent BnF, quel que soit son statut ou sa fonction et aux personnels externes en cas d'urgence vitale. Liaison hiérarchique : le médecin du travail Liaison fonctionnelle : les infirmières, les personnels de la BnF