Rattaché(e) au responsable Supply Chain/Achats / Intéractions avec fournisseurs et équipes internes Formation assurée en amont via le dispositif POEI qui vous permettra à l'issue de réussir les missions suivantes : En appui du/de la Chargé(e) d'Approvisionnement, l'Assistant(e) Approvisionnement assure le suivi administratif et opérationnel des achats/approvisionnements : cotation, commandes (PO), back-orders, réceptions/validations, stock, factures fournisseurs et gestion des litiges/écarts. Vos responsabilités: Assistanat commandes / PO (préparation et exécution) - Préparer les bons de commande à partir des demandes internes (références, quantités, tarifs, délais), pour validation par le gestionnaire. - Saisir / mettre à jour les commandes dans l'ERP selon les consignes du gestionnaire. - Contrôler la complétude des dossiers (devis, BC, conditions, documents) et signaler les anomalies. Suivi Back-order PO (relances et mise à jour) - Tenir à jour de suivi du back-orders. - Relancer les fournisseurs (selon trame / process défini) et récupérer les informations de délai. - Alerter le gestionnaire en cas de retard, rupture, ou risque client, et tracer les actions. Réception / validation (support administratif) - Préparer le rapprochement commande / BL / réception (administratif), et remonter les écarts. - Pour les licences / services spécifiques:collecter les preuves de livraison/activation, vérifier les dates, préparer la validation pour le gestionnaire. - Mettre à jour l'ERP (statuts réception) selon le process. Factures fournisseurs (pré-contrôle et préparation validation) - Réceptionner les factures et effectuer un pré-contrôle (prix, quantités, références) - Validation les factures en statut BAP en cohérence avec les BL, preuve service/licence, avoirs attendus) - Suivre les factures en attente et relancer les interlocuteurs concernés si document manquant. Écarts de prix et litiges (traitement 1er niveau) - Identifier les écarts de prix et préparer les éléments (commande, devis, facture) pour arbitrage du gestionnaire. - Ouvrir les litiges produit/transport (manquants, casse, non-conformité) et assurer le suivi administratif (preuves, échanges, tracking). - Suivre l'obtention d'avoirs / remplacements et mettre à jour le suivi. Cotations (support administratif) - Envoyer les demandes de prix fournisseurs. - Centraliser les retours, relancer si besoin, mettre en forme et transmettre au gestionnaire. Suivi stock (mise à jour et alertes) - Mettre à jour les mouvements simples (entrées/sorties) et fiabiliser les informations stock dans l'ERP. - Sortir des alertes (seuil mini, rupture, anomalies) et proposer une liste de besoins au gestionnaire. - Participer aux inventaires (si prévu) et remonter les écarts. Support organisation back-office (structuration) - Tenir à jour les tableaux de bord opérationnels (PO, back-order, réceptions, factures, litiges). - Formaliser/mettre en application les checklists et procédures (saisie, relances, validations) définies par le gestionnaire Compétences souhaitées mais pas obligatoire car formation Savoirs (connaissances techniques) - Connaissance des flux d'achat / approvisionnement - Notions logistiques : transport, réception, douanes - Compréhension des documents d'achats (bons de commande, factures.) - Utilisation d'un ERP (Odoo ou équivalent) Savoir-faire (compétences pratiques) - Gérer un portefeuille de commandes de manière rigoureuse - Suivre les délais et relancer efficacement - Prioriser les actions selon les urgences - Communiquer avec les équipes et les fournisseurs - Renseigner les outils de suivi avec fiabilité Savoir-être (attitudes professionnelles) - Organisation, autonomie, réactivité - Rigueur et sens du détail - Aisance relationnelle et esprit d'équipe - Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle - Sens du service et des priorités Transmettre CV ET LETTRE