Rattaché(e) à la Directrice du Département Shared Services, le/la chargé(e) de programmes et scolarité a un rôle de support administratif aux programmes. Il/elle réalise le suivi académique des étudiants/participants depuis leur admission jusqu'à l'obtention de leur diplôme. Principales responsabilités : Support aux programmes : - Garantir la programmation et la mise en paiement des prestations d'enseignement selon les règles de gestion d'HEC recouvrant : - Sharepad : Création des programmes : Création des offres de programme Création des modèles et offres de cours Demande de création intervenants Création des plannings Gestion des attributions Pointage des activités - SAP : Demande de création fournisseur Demande d'achat, impression et envoi de la commande à l'intervenant Réception de la commande Gérer la situation des engagements - Notilus : Enregistrement des notes de frais Indicateurs et extractions de données : contribuer à alimenter les indicateurs d'activité et aux extractions de données. Gestion de la scolarité : Accueil et inscription: - Gère l'inscription des étudiants/participants dans l'outil de gestion dédié (Sharepad) - Créé les comptes réseau et messagerie - Assure le suivi des dossiers et parcours des participants Gestion administrative: - Tient à disposition les données pour répondre aux différentes études Relations internes et externes - Travaille en collaboration avec d'autres services / entités Formation Bac + 2 souhaitée Anglais (niveau B2 minimum) Capacité à travailler en équipe et en mode transversal Très bon relationnel et sens du travail en équipe Sens du service Rigoureux et organisé Autonomie et initiative Flexibilité et disponibilité Bonne maîtrise des outils informatiques Pack office Une connaissance de Sharepad et de l'enseignement supérieur ou de la formation continue est un plus