L'assistant(e) projets immobiliers sera principalement amené à intervenir sur les projets de construction ou mixtes construction/process des différents sites du Groupe, mais participera ponctuellement aux autres activités de la Direction des Opérations Immobilières Descriptif poste : L'assistant(e) sera sous la responsabilité du « Directeur des Projets Immobiliers», pour assister les Responsables de Projets dans la gestion courante des projets d'investissements en prenant en charge les activités suivantes : Suivi administratif de toutes les phases du projet : - préparation des contrats en relation avec l'Assistant à Maitrise d'Ouvrage (AMO) le cas échéant, , les avocats et les co-contractants (mise en forme, suivi du circuit de signatures), - relations administratives avec l'extérieur (déclarations de travaux, d'achèvement, .), - suivi des sous-traitants (demandes d'agrément, attestations d'assurances, cautions, ...), - gestion de tous courriers entrants / sortants liés au projet : analyse de l'urgence, préparation des réponses dans les cas simples et répétitifs, - gestion des courriels et réponse aux demandes simples et récurrentes (à définir progressivement), - suivi administratif des garanties post réception et des sinistres éventuels, Gestion documentaire : - pièces contractuelles, dont avenants / OS, - échanges avec la Maîtrise d'œuvre (MOE), entreprises et autres intervenants, - création et administration d'une data room papier et numérique (à compléter tout au long de l'opération), - classement courant (papier et électronique), Suivi budgétaire : - engagement des commandes et suivi du budget, - suivi des situations / avancements, des retenues et de la facturation, - ajustement des ré-estimés en fonction de l'évolution de la planification du projet, Interface avec les futurs utilisateurs / exploitants des sites concernés : - suivi des mises à jour du programme / des demandes de modifications, - selon la gouvernance mise en place pour suivre les projets, gestion de tous les échanges avec les sites nécessitant une décision / arbitrage de ceux-ci et suivi d'un tableau de bord, - organisation des réunions / visites Compétences techniques : - parfaite connaissance du déroulement d'un projet immobilier (phases : préparation/montage, conception, réalisation, réception, etc.) et des intervenants concernés (Architecte, BET, Bureau de Contrôle, entreprises, etc.), - savoir appréhender les aspects d'ordres administratifs, financier et d'organisation d'un projet immobilier, voire immobilier/process, Aptitudes individuelles : - avoir le sens de l'organisation et être rigoureux(se), - maîtriser les logiciels de bureautique, - parler couramment anglais pour les projets internationaux, - savoir rendre compte de son activité, et être force de proposition pour fluidifier les échanges et fiabiliser le suivi administratif et financier