Assurer le support administratif et organisationnel des opérations de maintenance et du service après-vente, afin de garantir la traçabilité des interventions, la fluidité de la communication et la fiabilité du reporting, en appui des techniciens terrain. MISSIONS PRINCIPALES Coordination & Planification des interventions - Réception, qualification et enregistrement des demandes SAV - Planification et optimisation des interventions des techniciens - Organisation des déplacements en optimisant les trajets - Gestion des urgences et priorisation des demandes - Coordination avec les clients pour la prise de rendez-vous - Mise à jour et suivi du planning hebdomadaire Interface terrain - administratif (mission centrale) - Être l'interface structurante entre les techniciens et la direction - Vérifier la complétude et la cohérence des rapports d'intervention - Relancer les techniciens sur les informations manquantes - Traduire les données techniques en éléments exploitables (facturation, suivi client, reporting) - Garantir la qualité et la fiabilité des données dans l'ERP (Odoo) Gestion administrative & financière opérationnelle - Établissement des devis SAV à partir des rapports techniques - Suivi des validations clients - Préparation et émission des factures - Analyse des écarts (temps passé / devis / facturation) - Contribution au suivi de la rentabilité des interventions - Interface avec la comptabilité pour transmission des éléments nécessaires Relation client & gestion des situations sensibles - Accueil et traitement des réclamations - Gestion des situations conflictuelles de premier niveau - Reformulation claire et factuelle des problématiques - Escalade vers la direction uniquement si nécessaire - Maintien d'une relation client professionnelle et constructive Suivi & Amélioration continue - Suivi des délais de traitement SAV - Consolidation et analyse des indicateurs (délais, volumes, typologie d'interventions, rentabilité) - Proposition d'améliorations des processus SAV - Participation à la structuration des méthodes internes RESPONSABILITÉS - Fiabilité et exactitude des données dans l'ERP - Respect des délais de traitement - Contribution à la performance économique du SAV - Confidentialité des informations clients et internes COMPÉTENCES REQUISES - Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook) - Utilisation d'un ERP (idéalement Odoo) - Organisation et rigueur administrative - Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément - Compréhension du cycle devis → facturation → encaissement - Sensibilité aux enjeux de rentabilité - Une connaissance du secteur énergie / maintenance industrielle est un plus Savoir-être - Sens du service et orientation solution - Diplomatie et fermeté - Autonomie et esprit d'initiative - Capacité à travailler en interface multi-acteurs - Savoir faire face au période de pics d'activité INDICATEURS DE PERFORMANCE (KPI) - % de tickets correctement saisis et clôturés - Délai moyen de planification - % de rapports complets et exploitables - Taux de transformation devis → facturation - Réduction des écarts temps prévu / temps facturé - Amélioration de la satisfaction client CONDITIONS & CONTEXTE - Poste sédentaire - Interactions quotidiennes avec équipes terrain - Activité rythmée par des urgences techniques - Rôle structurant dans une organisation en croissance