SOLIHA recherche un(e) chargé(e) d'accueil et secrétaire pour l'accueil de son agence immobilière sociale (AIS). Accueil * Accueil du public venant à l'AIS à Besançon * Gestion de la boîte email « contact » de l'AIS * Orientation du public vers les autres salariés du pôle « AIS », au besoin * Gestion du standard téléphonique du pôle « AIS » * Tenue à jour du document de suivi des appels * Encaissement des loyers en espèces et par carte bancaire * Transmission des chèques remis par les usagers au service « comptabilité » * Gestion de l'affichage et de la présentation des supports d'information sur les activités du pôle « AIS » et de l'association Secrétariat * Gestion du courrier (relevé quotidien dans la boîte aux lettres, enregistrement, tri et distribution) * Rédaction de courriers et mise sous pli * Scan et téléchargement dans la gestion électronique des documents du logiciel ICS de tous les documents reçus des locataires et des propriétaires et envoyés à ceux-ci * A la demande des locataires, envoi à ces derniers de quittances de loyer ou d'autres documents * Lors de la réception d'un préavis de départ, envoi d'un courrier d'information au propriétaire, à la Trésorerie, à la CAF et à l'assurance, saisie du préavis de départ dans le logiciel ICS, programmation avec le locataire de l'état des lieux de sortie, renseignement du tableau de suivi et transmission de l'information à l'ensemble de l'équipe * Traitement des demandes de mise en place et de modification des prélèvements SEPA * A réception, saisie des attestations d'assurance habitation et des attestations d'entretien de système de chauffage dans le logiciel ICS * En cas de sinistre nécessitant une intervention urgente, envoi des courriers de déclaration de ce dernier aux assurances * En cas de sinistre nécessitant une intervention urgente, sollicitation du professionnel de l'association en charge du suivi de ce type de travaux et déclaration dans le logiciel Collab * A réception, transmission de l'ensemble des factures au service « comptabilité » pour mise en paiement * Classement et archivage Divers * Soutien à la programmation et au suivi de la réalisation annuelle des relevés de compteur * Soutien au reste de l'équipe dans la réalisation de visites de logements et d'états des lieux * Soutien au reste de l'équipe dans la préparation de la Commission d'Attribution de Logements du Doubs (collecte des informations manquantes et organisation des visites de logements) Formation : * Niveau 5 minimum en immobilier (BTS Professions immobilières) ou gestion administrative * Maîtrise indispensable des logiciels bureautiques * Maîtriser le logiciel métier ICS sera un atout à la candidature * Permis de conduire souhaité Qualités requises : * Maîtrise des techniques d'accueil et de communication * Aisance orale et écoute active * Capacité à argumenter face aux locataires, aux propriétaires et aux partenaires et à gérer les situations de tension * Maîtrise des techniques de médiation * Posture professionnelle, distance adaptée à l'égard des locataires et des propriétaires, de la direction de l'association et de ses autres salariés * Sens de l'organisation, capacité à gérer son temps et à planifier son travail, capacité à prioriser et à s'adapter aux situations d'urgence * Rigueur * Capacités rédactionnelles * Esprit de synthèse * Capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives * Discrétion * Capacité d'adaptation * Polyvalence