Vous missions seront les suivantes : Administratif : - Gestion du standard en renfort du SAV - Effectuer le tri, la distribution et le traitement du courrier - Gérer et suivre les messages électroniques - Saisir et mettre en forme les courriers, transmission et classement des copies - Traiter et enregistrer les marchés réceptionnés - Travailler en coordination avec les commerciaux et les équipes techniques - Gestion et suivi du parc matériel bureautique et du matériel courant de la société - Faire réaliser le contrôle annuel des installations électriques de la société - Suivre la maintenance des véhicules des équipes techniques (contrôle technique, révision, réparations, déclarations assurance) - Constituer les demandes de subventions des clients (ma prime rénov, EDF) et vérification - Classement et archivage des documents Comptabilité : - Facturation des interventions clients et chantiers - Constitution des dossiers clients (PV de réception, contrat d'entretien, déclaration de référence, etc.) - Réaliser et enregistrer les remises chèques - Vérification et nettoyage des comptes comptable - Réaliser les virements fournisseurs et salaires - Transmission des éléments de paies au cabinet comptable - Vérification et classements des factures et fiches de salaire - Transmission des CV et prise de RDV en cas de besoin de personnel - Relance des clients pour factures impayées (téléphone, e-mail, courrier simple et avec RAR) - Saisie et classement des notes de frais - Transmission des éléments au cabinet comptable (factures, relevés bancaires, etc) Technique : - Mettre à jour tous les contrats de maintenances (nouvelle tarification à transmettre tous les ans) - Organiser et tenir à jour les plannings des chantiers - Suivre les étapes des chantiers avec les équipes techniques et les conducteurs de travaux - Transmettre les commandes aux fournisseurs et définir les dates de livraisons - Suivre la disponibilité du matériel commandé - Suivre le contrôle de l'outillage frigorifique (vérification annuelle) - Suivre les BSD des dépanneurs et gestion des bouteilles de fluide - Réaliser la déclaration annuelle des mouvements des fluides de la société - Suivre le contrôle des échelles et des trousses de secours des équipes techniques (vérification annuelle) - Réceptionner et identifier les livraisons - Préparer le matériel pour chaque chantier - Gérer/organiser/ranger le dépôt - Suivre le stock et réaliser l'approvisionnement régulier - Créer les chantiers (Interfast, dossiers papiers) - Créer les dossiers chantiers pour les équipes techniques - Suivi du SAV des chantiers Tâches ponctuelles/renfort SAV : - Réaliser les prises de rendez-vous du SAV : dépannages, maintenances - Transmettre les demandes de prix (pièces détachées) aux fournisseurs et relances - Réaliser les devis des interventions et planifier les dépannages avec les clients Le profil recherché - Vous avez une expérience de 2 ans minimum dans l'administratif du domaine de la climatisation et de la pompe à chaleur. - Vous avez une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ; - Vous faites preuve d'organisation et de rigueur administrative ; - Vous avez une aptitude à gérer les appels avec calme, méthode et professionnalisme ; - Vous possédez des qualités relationnelles, d'écoute, de courtoisie ; - Vous êtes réactif(ve), ponctuel(le) et savez faire preuve de confidentialité. Infos complémentaires - Type d'emploi : CDI - Date de début : Dès que possible, - Temps de travail : possibilité à plein temps ou à mi-temps - Rémunération : Selon profil - Avantages : intéressement