FONCTIONS - Secrétariat administratif : - Assure l'accueil physique et téléphonique du siège - Assure la gestion du courrier - Assure le secrétariat et l'assistance du Directeur départemental - Est l'interface entre la Direction du Siège et les secrétariats des sites dépendant du Siège. - Secrétariat des Ressources Humaines : - Assiste la Responsable RH-Paie dans la gestion administrative de la fonction RH de l'Association - Organise et assure le suivi et la complétude des dossiers individuels des personnels du siège - Met à jour le RUP en fonction des modifications des données relatives aux salarié.e.s - Assure des tâches RH d'ordre administratif (déclaration des arrêts de travail, DPAE, suivi des convocations à la médecine du travail ; transmission des données de base à la Mutuelle d'entreprise ; commande de chèques déjeuners ; suivi administratif des dossiers de formation.) - Transmet les bulletins de salaire aux salarié.e.s de l'association - Participe à l'organisation de réunions (convocations, réservations de salles, préparation des dossiers.). - Secrétariat statutaire : - Rassemble l'ensemble des pièces constituant le suivi statutaire de l'Association (convocations et compte rendus de réunions ; attestations de déclarations.) - Procède aux déclarations officielles nécessaires à la vie de l'Association (Préfecture, SDJES, Fédération nationale.) - Gère l'ensemble de la procédure des adhésions individuelles et collectives - Assiste le Conseil d'Administration été le Directeur Départemental dans la préparation des bilans d'activité (mise en page, relecture...). - Support au pôle financier : - Assure le suivi administratif des factures, devis et dépenses. - Participe à la gestion des factures, devis, bons de commande et autres documents de gestion. - Suit les relations avec la CAF - Met à jour les outils de suivi et les indicateurs CAF - Gestion logistique et communication : - Assure la gestion des prestataires et des différents parcs (photocopieurs, matériels et réseaux informatiques, parc automobile, téléphonie mobile.) - Gère la relation avec le prestataire assurances (relation avec l'assureur ; déclarations d'accidents ; suivi des dossiers.) - Assure le suivi des prestataires liés aux travaux et entretien du bâtiment du siège (petits travaux d'entretien ; ménage.) - Assure la gestion des fournitures de l'ensemble des salariés du siège (commandes, suivi, etc.) - Assure le bon fonctionnement général du site du Siège COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCES - Bonnes connaissances du milieu associatif - Maîtrise parfaite du pack office et plus globalement des outils de bureautique - Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, Sharepoint, planning partagé.) - Connaissance du logiciel de paie MySILAE et du fonctionnement d'un logiciel de comptabilité sont un plus SOFT SKILL - Sens de l'organisation et rigueur impératives - Grande discrétion - Autonomie - Capacité à travailler en équipe - Capacité d'adaptation - Sens des priorités, réactivité - Esprit d'initiative - Aisance relationnelle INFORMATION sur le POSTE - Travail du lundi au vendredi - Déplacements occasionnels avec le véhicule de service - Rémunération mensuelle brut de base 2184.99 € (groupe D - coef 305 de la grille conventionnelle ECLAT) AVANTAGES - Mutuelle prise en charge à 100 % par l'employeur (sur les garanties de base) - Tickets restaurant sur demande (prise en charge employeur à hauteur de 57 %) - Prise en charge possible de l'abonnement de transports en commun, mobilité verte, à hauteur de 85 %. - CSE - chèques vacances, carte cadeau de fin d'année..