Mission Sous l'autorité du Responsable d'Agence, le (la) Secrétaire d'Agence chargé(e)d' assume des missions polyvalentes (cf détail ci-dessous) , en prenant des initiatives d'organisation pour adapter ses actions en fonction des réalités et priorités de l'agence. CDD de 9 mois - 1/2 temps tous les matins du lundi au vendredi inclus. Activités Principales Gérer le standard téléphonique, s'assurer des traitements des messages, prendre des rendez-vous ou les confirmer Assurer le premier niveau d'information et orienter les appels téléphoniques Assurer l'accueil physique et renseigner sur les activités de l'agence Traiter le courrier réceptionner, distribuer les mails et s'assurer de leur traitement Gestion administrative des stagiaires Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires, Elaborer et transmettre aux stagiaires et aux organismes concernés, les documents administratifs Editer les feuilles d'émargement et instruire les états de présence Créer la fiche OP à partir de la convention puis transmettre cette dernière aux Services Généraux Gérer la maintenance du photocopieur et déclencher des demandes d'intervention Gérer les approvisionnements en fournitures de bureau Préparer et transmettre les documents d'achat et d'investissement aux Services Généraux Faire l'imputation et le suivi des factures fournisseurs, les enregistrer dans la matrice du budget mensuel Transmettre ces factures aux services généraux Préparer les factures, les transmettre aux clients et transmettre une copie aux services généraux Mettre à jour les fiches OP, suivre les règlements et réaliser les relances téléphoniques Concevoir des tableaux de bord de suivi de la consommation des heures stagiaires Préparer et participer à la réalisation des en-cours Préparer et participer à la réalisation du budget prévisionnel