Grade : Adjoint administratif/ Assistant Médico-administratif Lieu de travail : Site Institut Paris Brune - 26 boulevard Brune - 75014 - CMP Corentin - 3ème étage VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE UN ACTEUR HOSPITALIER MAJEUR DANS LA PRISE EN CHARGE EN PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES ? Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5 600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93. Le GHU Paris assure la prise en charge de proximité, de recours et de spécialité des Parisiens dans toutes les disciplines associées à la santé mentale et au cerveau au sein de 170 structures réparties dans la capitale. DESCRIPTION DU POSTE Le rôle de la secrétaire est central dans le fonctionnement de l'équipe. ACTIVITES PERMANENTES : - Accueil physique et téléphonique des patients et leur famille - Gestion des premières demandes et de la liste d'attente - Classement et archivage - Frappe ou remise en forme des comptes rendus de prise en charge - Frappes de courriers et saisie des documents administratifs - Gestion des appels téléphoniques, des commandes et du courrier - Gestion des plannings, prises de rendez-vous (agenda Outlook et Hôpital Manager), - Inscription aux groupes thérapeutiques - Numérisation des éléments du dossier patient - Organisation des premiers rendez-vous en concertation avec le responsable d'unité - Organisation des réunions et liens avec les partenaires - Participation à l'accueil des nouveaux arrivants et stagiaires - Participation aux projets d'unité - Participation aux réunions de synthèses d'équipe et du service, rédaction de comptes-rendus - Préparation de l'ordre du jour des réunions d'équipe, en concertation avec le responsable d'unité - Suivi administratif du dossier patient (Hôpital Manager) ACTIVITES PONCTUELLES ET/OU SPECIFIQUES (LISTE NON EXHAUSTIVE) - Remplacements entre secrétaires de l'équipe, y compris sur le site Sainte-Anne - Création et mise à jour des documents utilisés dans le service (ordonnances sécurisées, tampon encreur professionnel, cartons de correspondance, organigramme.) - Suivi de l'activité avec le DIM et amélioration qualité - Veille documentaire FORMATIONS, DIPLOMES ET/OU QUALIFICATIONS REQUISES : - Expérience en secrétariat médical indispensable Risques liés au poste : - Charge mentale importante : confrontation à des patients et/ou famille en souffrance.