CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL La Régie Culturelle Ouest Provence est un Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) à caractère culturel. Elle gère plusieurs équipements culturels sur le territoire d'Ouest Provence (salles de spectacle, cinémas.) et est soumise aux règles de la commande publique. Le Service Finances et Commande Publique assure la gestion budgétaire et comptable de l'établissement ainsi que l'ensemble des procédures de marchés publics. Dans un contexte de sous-effectif, le service recrute un(e) gestionnaire en appui administratif de la responsable de la commande publique. Une formation interne aux procédures de commande publique de l'établissement est prévue. MISSIONS PRINCIPALES Sous la responsabilité directe de la responsable de la commande publique, le/la gestionnaire assure l'appui administratif, documentaire et opérationnel des procédures de marchés publics. La rédaction des pièces contractuelles et le pilotage des procédures relèvent de la responsable ; le/la gestionnaire en assure le suivi, la gestion documentaire et les tâches d'exécution associées. ACTIVITÉS 1. Appui à la planification et au suivi des marchés - Mettre à jour le tableau de bord des marchés publics (marchés en cours, dates de notification, reconductions, échéances) - Recenser les marchés arrivant à échéance et les signaler à la responsable - Tenir à jour le planning des procédures en cours sous la supervision de la responsable - Préparer les éléments nécessaires à l'évaluation préalable des besoins en lien avec les services prescripteurs 2. Gestion administrative et documentaire des procédures - Constituer les dossiers de consultation des entreprises (DCE) à partir des éléments fournis par la responsable et les services prescripteurs - Vérifier et contrôler les pièces administratives des candidats (DC1, DC2, attestations fiscales et sociales, e-Attestations.) - Assurer la publication des avis de marché sur les plateformes de dématérialisation selon les instructions de la responsable - Gérer les échanges dématérialisés avec les candidats (questions/réponses, rectificatifs, notifications) - Préparer les dossiers pour les commissions d'appel d'offres et en assurer les comptes rendus - Rédiger les courriers de notification aux candidats retenus et non retenus 3. Suivi de l'exécution des marchés - Assurer le suivi administratif des marchés en cours (reconductions, avenants, fins de contrat) sous la supervision de la responsable - Vérifier la conformité administrative des factures avec les termes des marchés et transmettre au service comptable - Suivre les bons de commande liés aux marchés en cours - Gérer le suivi des cautions et garanties financières des titulaires - Assurer les relations courantes avec les prestataires et titulaires (accusés de réception, demandes de pièces complémentaires, relances) 4. Archivage et tâches transversales - Assurer l'archivage physique et numérique des dossiers de marchés dans le respect des règles de conservation - Accueillir les entreprises et prestataires, réceptionner les appels et courriers relatifs aux marchés - Participer aux réunions internes et aux commissions, rédiger les comptes rendus - Assurer une veille administrative sur les évolutions des plateformes de dématérialisation