Le/la Assistant(e) administratif/tive intervient au sein d'un organisme paritaire régional, chargé de missions de service public relatives aux transitions professionnelles (financement des projets de transition professionnelle, accompagnement et analyse des projets.). Dans ce cadre, le poste contribue directement à la sécurisation juridique, financière et opérationnelle des achats et au bon fonctionnement des moyens nécessaires à la réalisation des missions d'intérêt général. Assurer la gestion des achats, des services généraux et des procédures de commande publique d'un organisme paritaire, en garantissant : - La continuité et la qualité de service auprès des équipes opérationnelles, - La maîtrise et la sécurisation des dépenses, - Le respect des obligations réglementaires liées au Code de la commande publique, - La traçabilité et la transparence des procédures, conformément aux exigences des financeurs et instances de gouvernance. Gestion des achats - Recueillir, analyser et formaliser les besoins des services internes - Proposer des modalités d'achat adaptées aux seuils et enjeux - Mettre en concurrence les fournisseurs et prestataires - Émettre et suivre les bons de commande - Vérifier la conformité des livraisons, prestations et factures - Gérer la relation fournisseurs (échanges, relances, litiges) - Contribuer à l'optimisation des coûts et à la rationalisation des achats Services généraux - Gérer les moyens généraux nécessaires au fonctionnement de la structure : o Locaux administratifs et d'accueil du public o Équipements de travail et mobilier o Fournitures et consommables - Suivre les contrats de prestations externalisées : o Entretien des locaux o Maintenance technique o Sécurité des biens et des personnes o Téléphonie et outils numériques o Assurances - Planifier et coordonner les interventions techniques en lien avec les prestataires - Veiller au respect des normes de sécurité et des obligations réglementaires - Contribuer à l'amélioration des conditions de travail et à la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) Suivi administratif et reporting - Mettre à jour les tableaux de bord achats et marchés - Assurer l'archivage réglementaire des dossiers - Produire des reportings budgétaires et réglementaires - Contribuer aux audits, contrôles internes et externes Commandes publiques / achats publics - Participer à la définition de la stratégie d'achat public en lien avec les enjeux de service public et de financement paritaire - Choisir et mettre en œuvre les procédures adaptées selon les seuils et la nature des besoins - Rédiger ou contribuer à la rédaction des pièces administratives et contractuelles - Publier les consultations sur les plateformes de dématérialisation de la commande publique - Assurer la gestion dématérialisée des procédures (réception, ouverture, sécurisation des plis) - Analyser les candidatures et les offres sur les plans administratif et financier - Préparer les éléments nécessaires aux décisions d'attribution (rapports d'analyse, tableaux comparatifs) - Participer aux commissions internes ou paritaires le cas échéant - Assurer la notification des marchés et la communication aux opérateurs économiques - Suivre l'exécution des marchés : reconductions, avenants, pénalités, clôture - Garantir la conformité réglementaire, la traçabilité et l'archivage des procédures Profil et niveaux d'expertise - Formation : Bac +3 à Bac +5 (achats, droit public, gestion publique) - Autonomie : gestion complète des procédures d'achat et de marchés - Responsabilités : sécurisation juridique, conseil interne, amélioration continue